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Mandanten

Mit der Grundversion kann ein produktiver Mandant und ein Testmandant geführt werden. Diese Option ermöglicht maximal 999’999 Mandanten zu verwalten. Mit Hilfe von standardisierten Kopierfunktionen werden bestehende Definitionen in neue Mandanten übernommen.

Übernahme von Stammdaten

Stammdaten können während der Eröffnung eines neuen Anlagenbuchhaltung-Mandanten von einem bestehenden Mandanten übernommen werden. Diese nützliche Übernahmefunktion eignet sich vor allem für Betriebe mit mehreren Filialen, die die Anlagenbuchhaltung selbständig führen oder für Betriebe, die vordefinierte, branchenabhängige Standard-Stammdaten übernehmen möchten.

Wechsel zwischen Mandanten

Alle Mandanten werden in einer Liste angezeigt, die nach Nummer oder Name sortiert werden kann. Dadurch können die Mandanten auch nach Name oder Nummer gesucht werden, was vor allem bei einer grossen Anzahl aktiver Mandanten eine wertvolle Erleichterung ist. Der Wechsel zwischen den verschiedenen Mandanten erfolgt nach entsprechender Prüfung der Zugriffsrechte einfach und schnell.

Kostenstellen

In einer Tabelle können die Anlagen auf bis zu 10 verschiedene Kostenstellen verteilt werden. Dank der Speicherung dieser Daten auf der Zeitachse können Wechsel auf andere Kostenstellen jederzeit erfasst werden.

Schnittstelle Stammdaten AbaConnect

Die Option “Schnittstelle Stammdaten AbaConnect“ erlaubt z.B. die Übernahme von Stammdaten aus Fremdprogrammen oder von Mandant zu Mandant innerhalb der ABACUS Anlagenbuchhaltung.

Schnittstelle Stammdaten

Es bestehen Schnittstellen für die folgenden Stammdaten:

  • Buchungskreise (Stammdaten, freie Felder)
  • Bewegungsarten (Stammdaten, Saldofelder, Finanzbuchhaltungs-Verbuchung etc.)
  • Anlagensaldofelder
  • Gruppierungen
  • Berechnungsregeln (Stammdaten, Formel, Bedingungen etc.)

Budgetierung

Budgetläufe

Bei der automatischen Berechnung von budgetierten Abschreibungen werden nebst den aktiven Anlagen zusätzlich die budgetierten Anlagen abgeschrieben. Durch die konsequente Trennung der Anlagenwerte nach Ist- und Budgetzahlen können in beliebigen Geschäftsjahren oder Buchungskreisen Budgetvergleiche vorgenommen werden.

Budgetvergleiche

Durch die konsequente Trennung der Anlagensaldi in Ist- und Budgetwerte können übersichtliche Listen mit Budgetvergleichen erstellt werden. Dabei können selektiv bestimmte Anlagen ausgewertet werden, z.B. nur die budgetierten Anlagen.

Geschäftsbereiche

Mit der Option “Geschäftsbereiche“ lassen sich auch komplexere Organisationsstrukturen abbilden, da dieses Element erlaubt, einen Mandanten weiter aufzugliedern. Diese Organisationsstruktur eignet sich insbesondere auch für Filialorganisationen. Es können aber auch mehrere Betriebe als Geschäftsbereiche im selben Mandant geführt werden. Die Ebene Geschäftsbereich ist als eine selbständig bilanzierende Einheit definiert.

Anlagenstammdaten

Jede Anlage kann einem jeweiligen Geschäftsbereich zugewiesen werden.

Finanzbuchhaltungs-Verbuchung

Die Abschreibungen einer Anlage werden bei der Verbuchung auf den Geschäftsbereich gebucht, welche im Anlagenstamm der Anlage zugeordnet ist.

Auswertungen

Folgende Auswertungen können pro Geschäftsbereich oder für den Mandanten erstellt werden:

  • Anlagenjournal
  • Kontoauszüge
  • Saldilisten
  • Anlagenspiegel

Geschäftsbereich-übergreifendes Buchen

Die Option “Geschäftsbereich-übergreifendes Buchen“ ermöglicht dem Benutzer in allen Applikationen das direkte Buchen eines anderen Geschäftsbereichs. Dabei wird im Ursprungs- wie auch im Ziel-Geschäftsbereich gebucht. Je nach Applikation/Sachverhalt gibt es dabei zwei oder drei Buchungen. So ist es z.B. möglich auf einem Kreditorenbeleg eine Position für einen anderen Geschäftsbereich zu erfassen. Im Hintergrund werden automatisch die notwendigen Umbuchungen vorgenommen.

Buchungskreise

Damit die Anlagenwerte nach unterschiedlichen Bewertungsrichtlinien geführt werden können, stehen je nach Anforderung der Anlagenbuchhaltung verschiedene Buchungskreise zur Verfügung.

 

Beispiele für Buchungskreise:

  • Buchungskreis 1: Finanzbuchhaltung
  • Buchungskreis 2: Kostenrechnung
  • Buchungskreis 3: Steuern

Weil die Kostenrechnung normalerweise monatlich, die Finanzbuchhaltung aber quartalsweise abgeschlossen wird, können pro Buchungskreis unterschiedliche Perioden und verschiedene Kontierungen für die Berechnung der Abschreibungen festgelegt werden. Die Finanzbuchhaltungs-Verbuchung kann ebenfalls pro Buchungskreis definiert werden und ist nicht zwingend.

Schnittstelle Bewegungen AbaConnect

Die Option “Schnittstelle Bewegungen AbaConnect“ erlaubt z.B. die Übernahme von Bewegungen aus Fremdprogrammen oder von Mandant zu Mandant innerhalb der ABACUS Anlagenbuchhaltung.

Übernahme aus Fremdprogrammen

Das Schnittstellenprogramm bietet eine standardisierte Schnittstelle mit dem Format XML. Um Fehler bei der Übertragung der Daten zu vermeiden, werden die nötigen Plausibilitätstests von der Anlagenbuchhaltung vorgenommen. Allfällige Fehler bei der Übertragung können in einem Protokoll gesichtet werden.

Inputschnittstelle für Nachaktivierungen

Es besteht eine Inputschnittstelle für Nachaktivierung von Anlagen. Wie bei der manuellen Nachaktivierung muss das Anschaffungsdatum der Anlage vor dem Beginn des Geschäftsjahres liegen. Die Schnittstelle ist nur im ersten Jahr der Anlagenbuchhaltung anwendbar.

Schnittstelle Bewegungen

Es besteht eine Schnittstelle für Bewegungen. Die Schnittstelle unterstützt zwei Formate. Beim ersten Verfahren wird die Verbuchung auf Saldofelder und in die Finanzbuchhaltung über die Bewegungsart gesteuert. Damit eignet sich dieses Format für einfache Schnittstellen. Beim zweiten Verfahren wird die Verbuchung auf Saldofelder und Finanzbuchhaltung aufgrund der eingelesenen Angaben vorgenommen. Die Ausgabe dieser Recordarten erfolgt im Anlagenjournal.

Planung (ab Version 2013)

Die Option “Planung“ erlaubt es, Abschreibungen zu simulieren. Dabei stehen pro Unternehmen (wenn mit Unternehmen gearbeitet wird) 9 Ebenen zur Verfügung in denen je eine andere Simulation berechnet werden kann. Die Berechnung erfolgt mittels den bestehenden Abschreibungsregeln die mit verschiedenen definierbaren Faktoren multipliziert werden können. Die Auswertung findet im Anlagenspiegel statt. Die Saldi können auch in den Anlagensaldi kontrolliert werden.

Stammdaten

Im Programm Firmenstammdaten unter Optionen- Planungsebene werden die Faktoren pro Simulations-Ebene definiert. Der Faktor kann eine fixe Zahl oder ein freies Feld aus den Stammdatenprogrammen sein.

Berechnung

Die Berechnung findet in einem separaten Programm für die Planungsläufe statt. Hier können die Vorschau-Ebene und die Von-Bis-Periode bestimmt werden. Die Geschäftsjahre müssen für die ganze Von-Bis-Periode die berechnet wird offen sein. Die Geschäftsjahre können in der Finanzbuchhaltung auch als Budget-Jahre eröffnet werden. In einem zweiten Schritt können die Buchungskreise selektiert werden, für welche die Simulation berechnet werden soll. Wird die Berechnung ausgeführt, wird der letzte Ist-Saldo per Anfang der Simulation ermittelt und die Abschreibungen werden gemäss dem Faktor in den Firmenstammdaten berechnet.

Auswertung

Die Auswertung erfolgt im Anlagenspiegel. In der Einstellung “Jahr/Monat“ wird die Vorschau ausgewählt und danach die Ebene. So können die einzelnen Simulationsläufe einander gegenübergestellt werden. Die simulierten Abschreibungsbeträge können auch in den Anlagensaldi kontrolliert werden. Dazu können der Saldotyp “Planzahlen“ und die gewünschte Vorschau-Ebene ausgewählt werden.