Anlagenbuchhaltung
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Anlagenbuchhaltung

Die Anlagenbuchhaltung schafft Klarheit über die Anlagenwerte. Mit dem Anlagenspiegel werden die Werte der Anlagen nach den Anforderungen der Revisionsstelle dargestellt und zudem wertvolle Informationen für das Management der Anlagen verwaltet.

Leistungsfähigkeit dank grosser Funktionalität

Die Leistungsfähigkeit einer Software ist der Schlüssel zum Erfolg. Einfache wie auch komplexe Anforderungen der Anlagenbuchhaltung können auf elegante Art und Weise realisiert werden. Die Herausforderung bei der Entwicklung der Anlagenbuchhaltung bestand darin, dass trotz der hohen Funktionalität die Bewirtschaftung der Anlagen für jeden Anwender übersichtlich und schnell erlernbar ist.

Klarheit und Information

In vielen Betrieben werden heute Anlagenwerte in Millionenhöhe auf rudimentäre Art und Weise verwaltet. Aussagekräftige Informationen gegenüber der Revisionsstelle oder Dritten sind nur mit erheblichem Aufwand oder ungenau ermittelbar. Abhilfe schafft die ABACUS Anlagenbuchhaltung, mit der sich die Veränderungen der Anlagenwerte in einem Anlagenspiegel klar und übersichtlich darstellen lassen. Die beliebig definierbaren Zusatzinformationen auf dem Anlagenstamm eröffnen die Möglichkeit, das System weit über die Buchhaltungsaspekte hinaus als Informationssystem verschiedener Fachabteilungen zu nutzen.

Sinnvolle Integration

Die Anlagenbuchhaltung ist ein weiterer Mosaikstein in der betriebswirtschaftlichen Gesamtlösung von ABACUS. Durch direkte Erfassung von Zugängen, Abschreibungen, Verkäufen von Anlagen usw. sind die Daten in allen Bereichen jederzeit aktuell.

Zielgruppe / Branche

Die ABACUS Anlagenbuchhaltung richtet sich an Schweizer KMU sowie an kleine und mittelständische Unternehmen aus Deutschland, die mit einer innovativen Software das Management ihrer Anlagen optimieren wollen.

Die ABACUS Anlagenbuchhaltung ist als Standardsoftware aufgrund ihrer Flexibilität und einfachen Anpassbarkeit in vielen unterschiedlichen Branchen als leistungsstarkes Instrument im Einsatz.

Kundennutzen

  • Optimale Integration in die übrigen ABACUS Programme
  • Einfache, ablaufgesteuerte Bewirtschaftung von Anlagenstammdaten dank Vorschlagswerten, Kopierfunktionen und Globalmutationen
  • Betriebsspezifische Auswertungen der Anlagen sortiert und selektiert nach verschiedensten Kriterien und Klassierungen
  • Verschiedene Bewertungsmöglichkeiten in Form von Buchungskreisen wie z.B.: Finanzbuchhaltung, Steuern, Kostenrechnung, Konzern usw. ermöglichen die Darstellung des Anlagevermögens in der gewünschten Form ohne Datenredundanz
  • Automatische Abschreibungsläufe und direkte Verbuchung in die ABACUS Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung oder mittels Beleg in Fremdprogramme
  • Zielwerte für Abschreibungen lassen sich festlegen
  • Automatische Berechnung der Abschreibungen pro Anlage aufgrund eines vorgegeben Zielwertes
  • Anforderungen des neuen Aktienrechts erfüllt (Stille Reserven / Anlagenspiegel)
  • ASCII-Schnittstelle für den Übertrag von Anlagenstammdaten aus und in Fremdprogramme

Grundsätzlich ist die Anlagenbuchhaltung für die Erfassung von Sachanlagen konzipiert. Der Einsatz als umfassende Wertschriftenbuchhaltung oder Liegenschaftsverwaltung ist nicht vorgesehen.

Der Aufbau der ABACUS Anlagenbuchhaltung passt sich den bestehenden ABACUS Programmen bezüglich Benutzerführung und Konzeption an. Dadurch ist für bestehende ABACUS Anwender sichergestellt, dass sie die Anlagenbuchhaltung schnell erlernen und optimal einsetzen können. Ausführliche Hilfsbildschirme und sinnvolle Systemvorschläge erleichtern auch dem Neuanwender einen problemlosen Einstieg.

Funktionen

Anlagenstammdaten

  • Individuelles Customizing der Anlagenstammdaten
  • 130 frei definierbare Felder für Versicherungsdaten und technische Angaben etc.
  • Sämtliche Stammdaten datumsabhängig gespeichert
  • Freie Klassierungen
  • Notizblock
  • Dossierverwaltung für Ablage von Dokumenten zu Anlagen

Buchungsarten

  • Zugang im Geschäftsjahr
  • Nachaktivierung
  • Teilzugang, Teilabgang, Vollabgang, Verschrottung, Liquidation
  • Umbuchung auf andere Anlage
  • Automatische Verbuchung in allen Buchungskreisen
  • Alle Bewegungen revisionsgerecht journalisiert
  • Direkte Verbuchung in die ABACUS Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung

Buchungskreise

  • Verschiedene Bewertungsmöglichkeiten (Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Steuern, Konzern)
  • Gesetzliche und revisionstechnische Anforderungen erfüllt

Abschreibungen

  • Frei definierbare Abschreibungs- und Berechnungsregeln erlauben auch die Berechnung von leistungsabhängigen Abschreibungen, kalkulatorischen Zinsen, Wiederbeschaffungswerten etc.
  • Berechnungsläufe pro Buchungskreis
  • Ist-Zahlen, Budgetzahlen, Simulationen
  • Beliebige Periodizität
  • Flexible Zugangs- und End-/Restwert-Regeln
  • Alle Definitionen datumsabhängig gespeichert
  • Alle Bewegungen revisionsgerecht journalisiert
  • Automatische Abschreibung aufgrund von Zielwerten (Iteration)

Auswertungen

  • Journale
  • Anlagenkontoblatt
  • Vordefinierte Listen
  • Gestaltbare Listen
  • Stammblätter
  • Etiketten
  • Saldolisten
  • Flexibler Reportgenerator / Anlagenspiegel
  • Frei definierbare Reihenfolgen
  • Frei definierbare Selektionen über alle Stammdatenfelder

Customizing

  • Feldbezeichnungen, Format und Vorschlagswerte durch Benutzer definierbar
  • Freie Felder mit definierbarem Feldtyp
  • Feldweise und selektive Globalmutationen
  • Frei definierbare Reihenfolgen
  • Frei definierbare Selektionen über alle Stammdatenfelder

Schnittstellen

  • Datenübernahme von anderen Mandanten
  • Schnittstellen für Stammdaten (Anlagen, Anlagenkategorien, Buchungskreise, Definitionen)
  • Schnittstellen für Bewegungen (Zugang, kumulierte Abschreibungen usw.)

Digitale Prozesse in der Anlagenbuchhaltung

  • Elektronische Archivierung sämtlicher digital erzeugter Dokumente im Archiv / Dossier der Anlage
  • Archivierte Originalbelege jederzeit abrufbar in Journalauswertungen, Kontoauszügen

Optionen

Mandanten

Mit der Grundversion kann ein produktiver Mandant und ein Testmandant geführt werden. Diese Option ermöglicht maximal 999’999 Mandanten zu verwalten. Mit Hilfe von standardisierten Kopierfunktionen werden bestehende Definitionen in neue Mandanten übernommen.

Übernahme von Stammdaten

Stammdaten können während der Eröffnung eines neuen Anlagenbuchhaltung-Mandanten von einem bestehenden Mandanten übernommen werden. Diese nützliche Übernahmefunktion eignet sich vor allem für Betriebe mit mehreren Filialen, die die Anlagenbuchhaltung selbständig führen oder für Betriebe, die vordefinierte, branchenabhängige Standard-Stammdaten übernehmen möchten.

Wechsel zwischen Mandanten

Alle Mandanten werden in einer Liste angezeigt, die nach Nummer oder Name sortiert werden kann. Dadurch können die Mandanten auch nach Name oder Nummer gesucht werden, was vor allem bei einer grossen Anzahl aktiver Mandanten eine wertvolle Erleichterung ist. Der Wechsel zwischen den verschiedenen Mandanten erfolgt nach entsprechender Prüfung der Zugriffsrechte einfach und schnell.

Kostenstellen

In einer Tabelle können die Anlagen auf bis zu 10 verschiedene Kostenstellen verteilt werden. Dank der Speicherung dieser Daten auf der Zeitachse können Wechsel auf andere Kostenstellen jederzeit erfasst werden.

Schnittstelle Stammdaten AbaConnect

Die Option “Schnittstelle Stammdaten AbaConnect“ erlaubt z.B. die Übernahme von Stammdaten aus Fremdprogrammen oder von Mandant zu Mandant innerhalb der ABACUS Anlagenbuchhaltung.

Schnittstelle Stammdaten

Es bestehen Schnittstellen für die folgenden Stammdaten:

  • Buchungskreise (Stammdaten, freie Felder)
  • Bewegungsarten (Stammdaten, Saldofelder, Finanzbuchhaltungs-Verbuchung etc.)
  • Anlagensaldofelder
  • Gruppierungen
  • Berechnungsregeln (Stammdaten, Formel, Bedingungen etc.)

Budgetierung

Budgetläufe

Bei der automatischen Berechnung von budgetierten Abschreibungen werden nebst den aktiven Anlagen zusätzlich die budgetierten Anlagen abgeschrieben. Durch die konsequente Trennung der Anlagenwerte nach Ist- und Budgetzahlen können in beliebigen Geschäftsjahren oder Buchungskreisen Budgetvergleiche vorgenommen werden.

Budgetvergleiche

Durch die konsequente Trennung der Anlagensaldi in Ist- und Budgetwerte können übersichtliche Listen mit Budgetvergleichen erstellt werden. Dabei können selektiv bestimmte Anlagen ausgewertet werden, z.B. nur die budgetierten Anlagen.

Geschäftsbereiche

Mit der Option “Geschäftsbereiche“ lassen sich auch komplexere Organisationsstrukturen abbilden, da dieses Element erlaubt, einen Mandanten weiter aufzugliedern. Diese Organisationsstruktur eignet sich insbesondere auch für Filialorganisationen. Es können aber auch mehrere Betriebe als Geschäftsbereiche im selben Mandant geführt werden. Die Ebene Geschäftsbereich ist als eine selbständig bilanzierende Einheit definiert.

Anlagenstammdaten

Jede Anlage kann einem jeweiligen Geschäftsbereich zugewiesen werden.

Finanzbuchhaltungs-Verbuchung

Die Abschreibungen einer Anlage werden bei der Verbuchung auf den Geschäftsbereich gebucht, welche im Anlagenstamm der Anlage zugeordnet ist.

Auswertungen

Folgende Auswertungen können pro Geschäftsbereich oder für den Mandanten erstellt werden:

  • Anlagenjournal
  • Kontoauszüge
  • Saldilisten
  • Anlagenspiegel

Geschäftsbereich-übergreifendes Buchen

Die Option “Geschäftsbereich-übergreifendes Buchen“ ermöglicht dem Benutzer in allen Applikationen das direkte Buchen eines anderen Geschäftsbereichs. Dabei wird im Ursprungs- wie auch im Ziel-Geschäftsbereich gebucht. Je nach Applikation/Sachverhalt gibt es dabei zwei oder drei Buchungen. So ist es z.B. möglich auf einem Kreditorenbeleg eine Position für einen anderen Geschäftsbereich zu erfassen. Im Hintergrund werden automatisch die notwendigen Umbuchungen vorgenommen.

Buchungskreise

Damit die Anlagenwerte nach unterschiedlichen Bewertungsrichtlinien geführt werden können, stehen je nach Anforderung der Anlagenbuchhaltung verschiedene Buchungskreise zur Verfügung.

 

Beispiele für Buchungskreise:

  • Buchungskreis 1: Finanzbuchhaltung
  • Buchungskreis 2: Kostenrechnung
  • Buchungskreis 3: Steuern

Weil die Kostenrechnung normalerweise monatlich, die Finanzbuchhaltung aber quartalsweise abgeschlossen wird, können pro Buchungskreis unterschiedliche Perioden und verschiedene Kontierungen für die Berechnung der Abschreibungen festgelegt werden. Die Finanzbuchhaltungs-Verbuchung kann ebenfalls pro Buchungskreis definiert werden und ist nicht zwingend.

Schnittstelle Bewegungen AbaConnect

Die Option “Schnittstelle Bewegungen AbaConnect“ erlaubt z.B. die Übernahme von Bewegungen aus Fremdprogrammen oder von Mandant zu Mandant innerhalb der ABACUS Anlagenbuchhaltung.

Übernahme aus Fremdprogrammen

Das Schnittstellenprogramm bietet eine standardisierte Schnittstelle mit dem Format XML. Um Fehler bei der Übertragung der Daten zu vermeiden, werden die nötigen Plausibilitätstests von der Anlagenbuchhaltung vorgenommen. Allfällige Fehler bei der Übertragung können in einem Protokoll gesichtet werden.

Inputschnittstelle für Nachaktivierungen

Es besteht eine Inputschnittstelle für Nachaktivierung von Anlagen. Wie bei der manuellen Nachaktivierung muss das Anschaffungsdatum der Anlage vor dem Beginn des Geschäftsjahres liegen. Die Schnittstelle ist nur im ersten Jahr der Anlagenbuchhaltung anwendbar.

Schnittstelle Bewegungen

Es besteht eine Schnittstelle für Bewegungen. Die Schnittstelle unterstützt zwei Formate. Beim ersten Verfahren wird die Verbuchung auf Saldofelder und in die Finanzbuchhaltung über die Bewegungsart gesteuert. Damit eignet sich dieses Format für einfache Schnittstellen. Beim zweiten Verfahren wird die Verbuchung auf Saldofelder und Finanzbuchhaltung aufgrund der eingelesenen Angaben vorgenommen. Die Ausgabe dieser Recordarten erfolgt im Anlagenjournal.

Planung (ab Version 2013)

Die Option “Planung“ erlaubt es, Abschreibungen zu simulieren. Dabei stehen pro Unternehmen (wenn mit Unternehmen gearbeitet wird) 9 Ebenen zur Verfügung in denen je eine andere Simulation berechnet werden kann. Die Berechnung erfolgt mittels den bestehenden Abschreibungsregeln die mit verschiedenen definierbaren Faktoren multipliziert werden können. Die Auswertung findet im Anlagenspiegel statt. Die Saldi können auch in den Anlagensaldi kontrolliert werden.

Stammdaten

Im Programm Firmenstammdaten unter Optionen- Planungsebene werden die Faktoren pro Simulations-Ebene definiert. Der Faktor kann eine fixe Zahl oder ein freies Feld aus den Stammdatenprogrammen sein.

Berechnung

Die Berechnung findet in einem separaten Programm für die Planungsläufe statt. Hier können die Vorschau-Ebene und die Von-Bis-Periode bestimmt werden. Die Geschäftsjahre müssen für die ganze Von-Bis-Periode die berechnet wird offen sein. Die Geschäftsjahre können in der Finanzbuchhaltung auch als Budget-Jahre eröffnet werden. In einem zweiten Schritt können die Buchungskreise selektiert werden, für welche die Simulation berechnet werden soll. Wird die Berechnung ausgeführt, wird der letzte Ist-Saldo per Anfang der Simulation ermittelt und die Abschreibungen werden gemäss dem Faktor in den Firmenstammdaten berechnet.

Auswertung

Die Auswertung erfolgt im Anlagenspiegel. In der Einstellung “Jahr/Monat“ wird die Vorschau ausgewählt und danach die Ebene. So können die einzelnen Simulationsläufe einander gegenübergestellt werden. Die simulierten Abschreibungsbeträge können auch in den Anlagensaldi kontrolliert werden. Dazu können der Saldotyp “Planzahlen“ und die gewünschte Vorschau-Ebene ausgewählt werden.

SCREENSHOTS

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