Optionen

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Mandanten

 

Mit der Grundversion des CRM kann, zusätzlich zum Mustermandanten 7777, maximal ein produktiver sowie ein Testmandant geführt werden. Mit der Option "Mandanten” hingegen können zusätzliche Mandanten eröffnet und geführt werden.

 

Jeder Anwender kann selbständig neue Mandanten auf einfache Art eröffnen. Mit Hilfe von standardisierten Kopierfunktionen lassen sich bestehende Stammdaten auch in neue Mandanten übernehmen.

Übernahme von Stammdaten

Folgende Stammdaten können bei der Eröffnung eines neuen Adressstamms wahlweise von einem bestehenden Mandanten übernommen werden:

  • Branchenstamm
  • Anreden
  • Textbausteine
  • Aktivitätsarten
  • Verbindungsarten

Diese Kopierfunktion eignet sich vor allem für Betriebe mit mehreren dezentralen Filialen, welche die jeweiligen Adressstämme eigenständig und voneinander unabhängig führen. Beim Eröffnen des neuen Mandanten werden sämtliche Stammdaten selektiv vom definierten Quellmandanten übernommen und müssen somit in den Filialen nicht mehr einzeln angepasst werden.

Wechsel zwischen Mandanten

Alle Mandanten werden in einer Liste angezeigt, die nach Nummer oder Name sortiert ist. Dadurch können die Mandanten auch nach Nummer oder Name gesucht werden, was vor allem bei vielen aktiven Mandanten eine wertvolle Hilfe ist. Der Wechsel zwischen verschiedenen Mandanten erfolgt nach entsprechender Prüfung des Zugriffs einfach und schnell

Aktivitäten

 

Mit der Option “Aktivitäten“ steht ein effizientes Instrument zur Bewirtschaftung aller Arten von Kontakten zwischen eigenen Mitarbeitern und Kunden oder Interessenten zur Verfügung. Aufgrund der flexiblen Struktur können Aktivitäten in verschiedensten Bereichen eingesetzt werden. Etwa zur Disposition von Servicemitarbeitern und Fahrzeugen, bei der Verkaufsunterstützung, bei der Verwaltung von Leads, Abonnenten und Dienstleistungen, Marketingaktionen sowie bei der Fristenkontrolle oder Kundenhistorie.

Aktivitätsarten

Basis der Option bilden die Aktivitätsarten. Sie dienen der Kategorisierung von Aktivitäten und können frei in einem separaten Stammdatenprogramm definiert werden.

Erfassungsprogramme

Für die Erfassung von Aktivitäten stehen neben dem Adresserfassungsprogramm drei weitere Erfassungsprogramme zur Verfügung:

  • Aktivitäten nach Mitarbeiter
    In diesem Programm werden Mitarbeitern all ihre Aktivitäten aufgelistet und sie können sich so ein genaues Bild über die zu erledigenden Tätigkeiten verschaffen. Nach Erledigung wird eine Aktivität per Knopfdruck markiert und erscheint fortan nicht mehr unter den Pendenzen. Jeder Mitarbeiter kann selbst neue Aktivitäten eingeben und diese bei Bedarf anderen Anwendern zuteilen, was zum Beispiel für das Nachfassen bei Verkaufsgesprächen von Bedeutung ist.
  • Aktivitäten nach Aktivitätsart
    Diese Gliederung erlaubt die Abfrage und Bearbeitung gleichartiger Aktivitäten wie Offerten, Telefonate, Briefe. Dabei ist auch sofort ersichtlich, welche Rückstände bei bestimmten Mitarbeitern bestehen. Diese Rückstände lassen sich bei Bedarf sofort korrigieren oder umverteilen.
  • Aktivitäten generieren
    Gleichartige Aktivitäten können anstelle der manuellen Erfassung aufgrund einer Selektion automatisiert für mehrere Adressen oder Kontaktpersonen generiert werden.

Auswertungsprogramme

Wie bei der Erfassung stehen auch für die Auswertung der Aktivitäten separate Programme zur Verfügung. Je nach Bedarf können Aktivitäten ausgehend von Adressen, Mitarbeitern oder Aktivitätsarten ausgegeben werden. Die Auswertungen lassen sich frei gestalten und so optimal an die spezifischen Bedürfnisse anpassen.

Globalmutationen

Nachträgliche Änderungen können in einem separaten Globalmutationsprogramm aufgrund einer Selektion über mehrere Aktivitäten gleichzeitig durchgeführt werden. Im Löschmodus lassen sich nicht mehr benötigte Aktivitäten effizient löschen.

Integrationen

In Verbindung mit der Auftragsbearbeitung können Aktivitäten auch für die Erstellung von Periodenrechnungen und die Verrechnung von Mitgliederbeiträgen eingesetzt werden. Bei der Erstellung von Serienbriefen oder Serien-E-Mails aus dem CRM lassen sich zur Optimierung oder für eine allfällige Nachfassaktion automatisiert Aktivitäten erstellen. Geplante Aktivitäten generieren bei Bedarf automatisiert einen Termin im zentralen ABACUS Kalender oder eine Benachrichtigung in der Message-Inbox des zuständigen Mitarbeiters. Aktivitäten können mit Hilfe der optionalen Exchange-Integration mit Aufgaben eines Exchange-Servers abgeglichen werden.

Gruppierungen & Beziehungen

 

Die Option “Gruppierungen und Beziehungen“ bietet bei intensiver Nutzung des CRM verschiedene Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung der Adressbewirtschaftung.

Gruppierungen

Gruppierungen dienen, ähnlich den Selektionen, der Bildung von Teilmengen mit Adressen und Kontaktpersonen. Dank der speziellen Selektionstechnik lassen sich jedoch die Teilmengen auch bei grösseren Adressstämmen in sehr kurzer Zeit selektieren und in Auswertungen oder bei einem Versand verwenden.

 

Adressen und Kontaktpersonen können manuell über das Erfassungsprogramm einer Gruppierung zugewiesen werden. Durch das Hinzufügen von bestehenden Selektionen lassen sich Gruppierungen auch automatisch mit den Selektionsresultaten befüllen. So lässt sich aus mehreren eigenständigen Selektionen wiederum eine Gruppierung erstellen. Die Gruppierungsdaten werden automatisch gemäss Selektion aktualisiert.

Schnelleres Selektieren

Sowohl Adressen als auch Kontaktpersonen können in frei definierbaren Gruppierungen zu einer Gruppe zusammengefasst werden. Auf gruppierte Adressen und Kontaktpersonen kann aufgrund der verwendeten Technologie im Vergleich zu einer Selektion deutlich schneller zugegriffen werden, sodass individuelle Auswertungen, Versand (Serienbrief oder Serien-E-Mail) sowie Schnittstellenexporte oder Globalmutationen möglichst effizient ausgeführt werden können. Bei herkömmlichen Selektionen hingegen müssen die definierten Selektionskriterien mit jeder Adresse und Kontaktperson aus dem Adressstamm verglichen werden.

Dateischnittstelle

Über eine Dateischnittstelle können Adressen und Kontaktpersonen aufgrund einer Textdatei im ASCII-Format in eine Gruppierung importiert werden. Komplexe Selektionen können so ausserhalb des CRM (beispielsweise mit AbaReport) erstellt und deren Resultate nachträglich der Gruppierung hinzugefügt werden.

Freie Sortierung

Die Sortierreihenfolge von Adressen und Kontaktpersonen innerhalb einer Gruppierung kann durch den Anwender frei bestimmt werden. Für die Definition der Sortierreihenfolge stehen die Felder aus den verschiedenen Tabellen des CRM zur Verfügung. Zudem ist es möglich, variable Begriffe, die sich aus verschiedenen Datenbankfeldern oder Teilen davon mittels Formeln zusammensetzen lassen, als Sortierfeld zu verwenden.

Hierarchien

Mehrere einzelne und eigenständige Gruppierungen lassen sich mit Hierarchien nochmals zusammenfassen und in einer hierarchischen Baumstruktur anzeigen. Dies bietet nicht nur eine optimale Übersicht über die bestehenden Gruppierungen, sondern ermöglicht auch, zusammengehörende Gruppierungen gemeinsam auszuwerten. Anwendungsbeispiele für Hierarchien sind regionale (Schweiz, Kantone, Städte), branchenspezifische (Gastronomie, Bau, Handel etc.) oder marketingorientierte Klassierungen.

Beziehungen

Mit Hilfe des Beziehungsmanagements können Kundenbeziehungen abgebildet und diese Informationen effizient für Auswertungen, Kundenbesuche oder -aktionen genutzt werden.

Verwalten von Kundenbeziehungen

Beziehungen sind Verbindungen oder Verknüpfungen zwischen Adressen/Kontaktpersonen und internen Mitarbeitern. Jede Beziehung definiert eine interne Zuständigkeit für eine bestimmte Adresse und optional auch für eine bestimmte Kontaktperson.

 

Definierte Beziehungen sind in der Adresserfassung sichtbar und können auf Listen und Auswertungen angezeigt werden. Ereignisse oder Informationen zur entsprechenden Kundenrelation lassen sich in einem Notizfeld hinterlegen. Für wichtige Dokumente (z.B. Sitzungsprotokolle, Besprechungsnotizen), welche die Relation betreffen, können benutzerspezifische Dossiers angelegt werden.

Dublettenkontrolle

Doppelte Adressen suchen & finden

Bereits bei der Erfassung von Adressen verhindert die integrierte Dublettenprüfung mit einem phonetischen Suchalgorithmus, dass eine Adresse doppelt erfasst wird. Diese Prüfung ist in der CRM Grundversion enthalten. Die optionale Dublettenkontrolle stellt noch zusätzliche Funktionen zur Verfügung. So können im Gegensatz zur integrierten Prüfung auch bereits bestehende Adressen effizient auf Dubletten überprüft werden.

Definition von Such- und Selektionskriterien

Zur Erkennung doppelt erfasster Adressen steht ein Filterprogramm zur Verfügung. Die Kriterien zur Erkennung einer Dublette können benutzerspezifisch und basierend auf bestehenden Adressfeldern definiert und separat gewichtet werden. Mittels Selektionen, Gruppierungen oder Hierarchien kann der Bereich der zu prüfenden Adressen gezielt eingeschränkt werden. Zudem stehen noch Filter für das Ignorieren bereits inaktiver Adressen sowie leerer Feldwerte innerhalb der Suchkriterien zur Verfügung.

Bereinigung von Dubletten

Die aufgrund des Gewichtungstotals ermittelten potenziellen Dubletten können in Listenform (Löschvorschlagsliste) ausgewertet oder mit Hilfe eines Löschassistenten inaktiviert bzw. gelöscht werden.

Schnittstellen I (Webservice)

 

Mit der Webservice-Schnittstelle wird eine nahtlose Integration eines Fremdprogrammes in das ABACUS CRM sichergestellt. Adresserfassungen oder auch Mutationen werden damit für beide Anwendungsprogramme online nachgeführt. Dadurch sind keine Schnittstellenverarbeitungen mehr notwendig. Durch die Online-Integration, d.h. die direkte Verarbeitung, können die Eingaben im Fremdprogramm bereits während der Erfassung geprüft werden, so dass Mehrfacherfassungen oder auch Fehlerfassungen von Adressen ausgeschlossen sind.

 

Eine aktuelle Webservice-Schnittstellenbeschreibung finden sie hier.

officeatwork-Integration

Mit der Option “Schnittstellen I“ wird auch die optionale Integration für officeatwork freigeschaltet. Bei officeatwork handelt es sich um ein Tool für Office-Automation. Unter anderem lassen sich Microsoft Office-Vorlagen zentral verwalten und im Erscheinungsbild der Firma erstellen, sodass nicht unnötig viele Vorlagen geführt werden müssen. Im ABACUS CRM ist officeatwork in den Auswertungsprogrammen sowie im Erfassungsprogramm für Adressen integriert. Dadurch lassen sich Briefe und Auswertungen, bestehend auf einem mit officeatwork erstellten Template, schnell generieren.

Schnittstellen II (Verteilte Adressstämme)

 

Die Option “Schnittstellen II“ ermöglicht, Adressstämme auf verschiedenen Computersystemen zu führen und periodisch abzugleichen (z.B. Unternehmen mit Filialen oder Aussendienstmitarbeitern). Auch für den Abgleich von Adressstämmen zwischen mehreren Mandanten ist die Schnittstelle geeignet.

 

Im Gegensatz zur Standardschnittstelle können zusätzlich zu Adressen und Kontaktpersonen auch Stammdaten (Branche, Anrede, Verbindungsarten etc.) sowie Aktivitäten, Verbindungen und Gruppierungseinträge abgeglichen werden.

Daten ausgeben

Bei der Ausgabe der Adressen lassen sich folgende Abgrenzungen vornehmen:

  • Zeitraum
    Es sollen nur die Neuerfassungen und Änderungen einer bestimmten Periode übertragen werden.

  • Datentyp
    Es kann eingeschränkt werden, ob Adressen, Kontaktpersonen, Aktivitäten, Verbindungen, Notizen und die übrigen Stammdaten wie zum Beispiel Branchen oder Anreden ausgetauscht werden sollen.

  • Datenbankfelder
    Innerhalb der einzelnen Datentypen können alle oder nur bestimmte Felder ausgegeben werden.

Durch diese Einschränkungen ist eine genaue Kompetenzabgrenzung zwischen Hauptgeschäft und Filialen möglich. Die Zentrale kann beispielsweise allen Aussenstellen von Zeit zu Zeit den vollständigen Adressstamm übermitteln, während diese wiederum nur einzelne Selektionsfelder zurücksenden können.

Daten einlesen

Der Datenimport erfolgt in einem dreistufigen Ablauf:

  • alle Daten einlesen
  • nach Datum sortieren
  • Eintrag in der Datenbank

Auf diese Weise wird bei mehreren Mutationen, die an verschiedenen Orten durchgeführt wurden, immer die zuletzt getätigte auch zuletzt eingetragen. Während des Einlesens werden die Veränderungen in einem Protokoll mitgeschrieben, das anschliessend am Bildschirm kontrolliert oder auf einen Drucker ausgegeben werden kann.

Verteilte Aktivitäten

Falls die Option “Aktivitäten“ installiert ist, können auch Aktivitäten zwischen verschiedenen Computern oder Mandanten ausgetauscht werden. Interessant ist dies zum Beispiel für Aussendienstmitarbeiter, die am Vorabend des Kundenbesuchs die benötigten Aktivitäten auf ihr Notebook übertragen und nach ihrer Rückkehr die neu hinzugekommenen Einträge zurück ins Hauptsystem transferieren.

Zusätzliche Schnittstellen in AbaConnect

Mit der Option "Schnittstellen II" stehen in AbaConnect zusätzliche Schnittstellen für sämtliche Stammdaten und Zusätze des CRM zur Verfügung:

  • Verbindungsarten und Verbindungen
  • Gruppierungen und Gruppierungseinträge
  • Mitarbeiter und Beziehungen
  • Aktivitäten und Aktivitätsarten
  • Branchen
  • Anreden
  • hierarchisches Mapping

Das hierarchische Mapping enthält in hierarchischer Form sämtliche Daten zu einer Adresse. Dadurch können Abgleiche mit nur einer Datei durchgeführt werden.

Exchange-Integration

Bidirektionaler Abgleich

Die Exchange-Anbindung ermöglicht die Synchronisation zwischen der Adressdatenbank und einem Exchange-Server. Es können folgende Daten bidirektional abgeglichen werden:

  • Adressen und Kontaktpersonen <-> Exchange-Kontakte
  • Aktivitäten (optional) <-> Exchange-Aufgaben
  • Termine aus dem zentralen ABACUS Kalender <-> Exchange-Termine

Kontakte synchronisieren

Kontakte können direkt in einem externen E-Mail-Programm (z.B. Outlook) verwaltet und mit dem bestehenden ABACUS Adressstamm abgeglichen werden. Sowohl natürliche Personen als auch Organisationen mit oder ohne Kontaktpersonen können erstellt, mutiert oder gelöscht werden.

Aufgaben und Termine synchronisieren

Zusätzlich zu Adressen und Kontakten können auch Adress-Aktivitäten (optional) und Termine aus dem zentralen ABACUS Kalender auf den bestehenden Exchange-Server und umgekehrt synchronisiert werden. Dies gewährleistet einen optimalen Überblick über Pendenzen und bevorstehende Aktivitäten, wobei der Benutzer jederzeit selbst entscheiden kann, ob diese direkt im ABACUS oder in seinem verwendeten E-Mail-Client verwaltet werden sollen.

Definitionsprogramm

Für die Definition der Synchronisationsparameter und die Verbindung zum Exchange-Server steht ein eigenes Programm zur Verfügung. Unter anderem stehen Mappings für die Anreden, Länder sowie für die Zuweisung zwischen ABACUS Benutzer und Exchange-Postfach zur Verfügung.

Voraussetzungen

Für die Nutzung der Exchange-Integration werden neben der Option “Exchange-Integration“ folgende CRM-Optionen vorausgesetzt:

  • Gruppierungen & Beziehungen
  • Schnittstellen II (Verteilte Adressstämme)
  • Aktivitäten

Datenpflege

 

Die Option "Datenpflege" (ehemals "Vorsortierung Massenversand Post") beinhaltet die Funktionen für die Vorsortierung eines Massenversandes sowie die Gültigkeitsprüfung von postalischen Anschriften innerhalb der Schweiz.

Voraussetzung

Die Nutzung der Funktionalitäten setzt eine gültige Adressstammdaten-Datei der Schweizerischen Post voraus, welche kostenlos über http://www.post.ch/post-startseite/post-adress-services-match/post-direct-marketing-datengrundlage.htm bezogen werden kann.

Vorsortierung Postversand

Porto sparen durch Vorsortierung von Sendungen

Für periodisch erscheinende Zeitungen und Zeitschriften sowie Massenversände bietet die Post günstigere Tarife an, falls die Sendung nach Bünden sortiert wird. Ziel der Post ist es, den Aufwand für die Verteilung der Sendungen zu senken, indem der Kunde die Sendungen bereits für die einzelnen Poststellen oder sogar Postboten gebündelt abliefert.

Arbeitsvorgänge des Programms

  • Abgleich mit Stammdatendatei
    Die postalischen Anschriften der Empfängeradressen werden mit den Stammdaten der Schweizerischen Post abgeglichen

  • Sortierung und Bundzuweisung
    In einem ersten Schtitt werden alle Empfänger nach Anschrift (PLZ, Ort, Strasse, Hausnummer, Gebäudenummer, Gangfolgenummer Postbote) sortiert. Gemäss diesen Informationen wird in einem zweiten Schritt die Verteilung auf separate Bunde (Botenbezirks-, Postfach-, Orts-, Durchgangs-, Leitgebiets-, Zentren- oder Restbund) vorgenommen.

  • Adressetiketten
    Das Format der Etiketten lässt sich frei definieren und kann nebst der Adresse auch die Botentour oder Art des Versands beinhalten. Auf den Adressetiketten wird jeweils auf der letzten Etikette eines Bundes eine Markierung angebracht, z.B. ein Stern.

  • Bundzettel
    Jeder Bund erhält ein Deckblatt, worauf die Postleitzahl, Botentour und die Anzahl Exemplare vermerkt sind. Statt einem Deckblatt kann auch eine Etikette gedruckt werden, die dann auf ein Deckblatt aufgeklebt wird.

  • Botenetiketten
    Zu den Bundzetteln können basierend auf bestehenden Etikettendefinitionen Botenetiketten ausgedruckt werden. Das Format der Etiketten lässt sich frei definieren und kann nebst der Adresse auch die Botentour oder Art des Versands beinhalten. Auf den Adressetiketten wird jeweils auf der letzten Etikette eines Bundes eine Markierung angebracht, zum Beispiel ein Stern.

  • Aufgabeprotokoll
    Das Aufgabenprotokoll enthält alle zur Sendung relevanten Details (Anzahl Bunde, Anzahl Adressen).Aufgrund dieses Protokolls erfolgt die Portorückvergütung der Post.

Anschriftenprüfung

Auf Adressen gespeicherte Anschriften innerhalb der Schweiz können mit der Adressstammdaten-Datei der Schweizerischen Post abgeglichen und auf ihre Gültigkeit geprüft werden. Wahlweise geschieht dies direkt bei der Erfassung oder nachträglich. Der Prozess kann zusätzlich automatisiert werden, sodass Anschriften zu einem bestimmten Zeitpunkt (z.B. in der Nacht) überprüft und falls möglich ohne manuelles Eingreifen bereinigt werden.