Projektplanung
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Die Planung als ein wesentlicher Teil des Controllings wird auf der Stufe "Projekt" immer wichtiger. Die Option Projektplanung im AbaProject unterstützt diese Aufgabe für kleine und grosse Projekte. Neben der Kostenplanung und -überwachung ist die Disposition der einzelnen Arbeitsschritte und der Ressourcen eine wesentliche Funktion dieser Option.

Funktionen der Option Projektplanung auf einen Blick

  • Integrierte Projektplanung basierend auf Kosten und Mengen
  • Mehrstufiges Planungsvorgehen möglich / Grob- und Detailplan
  • Verschieben der geplanten Werte auf der Zeitachse unterstützt die projektbezogene Planung von Mitarbeitern, Maschinen, Material und Fremdleistungen, d.h. aller Leistungstypen.
  • Grafische Darstellungen der verfügbaren Kapazitäten erleichtern die Ressourcenplanung. So werden beispielsweise die freien Kapazitäten oder zu wenig Kapazitäten übersichtlich dargestellt.
  • Excel-Export der Balkendiagramme und Felder
  • Verschiedene Zoom-Funktionen erleichtern dem Anwender die Arbeit.
  • Abweichungen zwischen effektiven und geplanten Werten lassen sich jederzeit grafisch und tabellarisch darstellen.
  • Zukunftsgerichtete Auswertungen, z.B. Hochrechnungen auf Grund des Fertigstellungsgrades, zeigen frühzeitig Budgetabweichungen auf.
  • Vergleiche und Hochrechnungen aufgrund der budgetierten Werte oder individueller Bewertungen
  • Mitarbeitersuche
  • Übersicht in der Projektplanung dank mehreren Ebenen
  • Meilensteine mit Dossier
  • Benutzerfelder für erweiterte Informationen
  • Schnelles Erstellen der Planung mit Drag & Drop sowie Multiselect

Allgemein

In der Planung von Projekten werden zwei Schritte unterschieden: die Grobplanung und die Detailplanung. Das Planen von Projekten ist auf jeder Stufe der Projektstruktur möglich. So kann eine Grobplanung auf der Stufe "Hauptprojekte" und die Detailplanung auf der Stufe "Unterprojekte" erfolgen.

Grobplanung

In der Grobplanung kann pro Projekt eine beliebige Anzahl von Planungselementen, Material, Fremdleistungen und Stunden von Projektmitarbeitergruppen erfasst werden. Der Grobplan kann in eine 9-stufige Hierarchie unterteilt werden. Pro Hierarchie werden die Anzahl und der Betrag berechnet.

Aufteilung in Arbeitsschritte

Wesentlich in einer Grobplanung ist die Möglichkeit, verschiedene Arbeitsschritte, die nacheinander ausgeführt werden müssen, in der entsprechenden zeitlichen Abfolge planen zu können. Das Grobplanungselement wird dazu in beliebige Arbeitsschritte aufgeteilt. Für jeden Arbeitsschritt kann der Fortschritt zeitabhängig in Prozent oder als Betrag definiert werden.

Arbeitsfortschritt

Der effektive Arbeitsfortschritt kann auf der Ebene der Planungselemente (Stunden, Material, Fremdleistungen) als Prozentsatz oder Betrag erfasst werden. Dies ermöglicht eine Hochrechnung aufgrund der effektiven Zahlen und des Fortschritts.

Eigenschaften der Grobplanung

Die Elemente der Grobplanung (Stunden, Material, Fremdleistungen) enthalten maximal die folgenden Informationen:

  • Bezeichnung des Planungselements
  • Abteilung oder MA-Gruppe
  • Leistungsart für die Planung
  • Datum von/bis
  • Anzahl oder Betrag

Schon vorgenommene Planungen/Planungselemente können mit einer Kopierfunktion zeitsparend von einem Projekt auf andere Projekte übertragen werden, was die Planungsarbeit erheblich erleichtert. Ergeben sich auf Grund von Terminverschiebungen Änderungen bei der Ausführungsperiode, kann die gesamte Planung ebenfalls zeitlich verschoben werden. Um die Grobplanung grafisch übersichtlich in zeitlicher Abfolge darzustellen, steht ein entsprechendes Programm zur Verfügung. In dieser Darstellung werden die einzelnen geplanten Arbeitsschritte auf einer horizontalen Zeitachse dargestellt, wobei pro Grobplanungselement ein eigener Eintrag erstellt wird. Mit einer Zoomfunktion kann jedes Planungselement in die Details aufgeschlüsselt werden.

Es besteht die Möglichkeit ein Grobplanelement zu definieren, das die Anzahl und den Betrag aus der Summe aller Detailplanungen übernimmt. Auf dem Grobplan werden somit nur die Mitarbeitergruppe und die Leistungsart erfasst.

Detailplanung

In der Detailplanung werden die einzelnen Grobplanungselemente genauer geplant. Dabei kann ein Grobplanelement in diverse Detailelemente aufgeteilt werden, welche ebenfalls von einem Projekt auf andere Projekte kopiert werden können. Die Detailplanbeträge werden laufend vom entsprechenden Grobplanbetrag abgezogen. So kann kontrolliert werden, ob der Detailplan den Grobplan nicht übersteigt. Die Detailplanung kann nach Anzahl, Betrag oder nach Prozent der Sollstunden vorgenommen werden. Auf Grund des Ansatzes, der in den Stammdaten definiert ist, wird entweder die Anzahl oder der Betrag berechnet. Auch die Detailplanungselemente können grafisch dargestellt und bearbeitet werden.

Einsatzplan (Detailplan mit Wiederholungen)

In den Applikationseinstellungen definierte Einsatzpläne (Wiederholungen) können den Mitarbeitern in der Detailplanung zugewiesen werden. Aufgrund der zugewiesenen Einsatzplanung werden die Einträge in der Detailplanung generiert.

Detailplan in Rapportierung übernehmen

Die Detailplanung kann wahlweise mit oder ohne Werte in die Rapportierung übernommen werden. In der Rapportmaske kann der Rapport anhand der Planung berechnet werden. Somit wird die Detailplanung eins zu eins in die Rapportierung übernommen. Ohne Werte werden nur die entsprechenden Mitarbeiter auf dem jeweiligen Projekt in der Rapportierung angezeigt und der Mitarbeiter muss anschliessend die gearbeiteten Stunden ergänzen.

Archivieren

Grob- und Detailpläne können per ein bestimmtes Datum archiviert werden. Einmal archivierte Pläne können nicht mehr verändert werden. Werte aus archivierten Plänen lassen sich als Budgetzahlen speichern und stehen so nach der Finanzbuchhaltungs-Verbuchung in der Kostenrechnung als Plandaten zur Verfügung.

Ressourcen-Kapazität

Die verfügbare Kapazität pro Mitarbeitergruppe und Mitarbeiter kann ebenfalls dargestellt werden. Bereits geplante Arbeiten und Abwesenheiten wie Ferien und Militär werden grafisch oder tabellarisch dargestellt.

 

Folgende Darstellungsformen sind verfügbar:

  • Soll-/Plan-Stunden grafisch/tabellarisch
  • Verfügbare Stunden grafisch/tabellarisch

In der Auslastungsansicht kann mittels Zoomfunktion sofort ermittelt werden für welche weiteren Projekte ein bestimmter Mitarbeiter bereits vorgesehen ist. Im Weiteren kann eine Grundauslastung definiert werden, die in der Kapazitätsberechnung ebenfalls mitberücksichtigt wird. Sind im Programm 621 Applikationseinstellungen die Planungsvarianten definiert, kann die Ressourcenauswertung nach verschiedenen Planungsvarianten erstellt werden. Auch kann in der Ressourcenauswertung selektiert werden, ob die Auswertung aufgrund der Planung der Detailprojekte oder der Hauptprojekte erstellt werden soll.

Grundlast

Das Gesamttotal weist die verfügbaren oder bereits geplanten Arbeitsstunden aller Mitarbeiter und somit den Arbeitsvorrat der ganzen Unternehmung aus.

Planungsfaktor berücksichtigen

Im Zusammenhang mit der Berechnung des Arbeitsvorrates kann der Planungsfaktor (in %) berücksichtigt werden, d.h. die Wahrscheinlichkeit, mit der ein Projekt umgesetzt werden kann. Dies wird in der Berechnung der Kapazität berücksichtigt. Wahlweise können im Ist-/Budgetvergleich verschiedene archivierte Pläne einander gegenübergestellt werden.

Verbuchen der Planung ins Budget

Wahlweise können Grobplanungselemente ins Budget übertragen werden. Da in der Grobplanung die Entlastungskostenstellen nicht erfasst werden können, kann es sein, dass die Entlastungskostenstelle fehlt. Diese Problematik tritt auf, wenn auf der Leistungskategorie die Entlastungskostenstelle gemäss Lohn definiert ist, weil in der Grobplanung der Mitarbeiter nie erfasst wird, sondern nur die Mitarbeitergruppe. Mit der Einstellung "G-Kst von Mitarbeiter beziehen", die in den Stammdaten in der Lasche "Planung" definiert werden kann, wird die Gegenkostenstelle vom ersten Mitarbeiter der geplanten Mitarbeitergruppe bezogen. Beim Verbuchen der Planung ins Budget werden neben den internen Kosten die externen Kosten aufgrund der externen Ansätze, die hinterlegt wurden, ermittelt und gebucht.

Meilenstein

Pro Projekt können mehrere Meilensteine erfasst werden, welche bei Verspätung im Balkendiagramm rot dargestellt werden. Auf dem Meilenstein stehen zusätzlich das Dossier, ein Notizfeld und Benutzerfelder für weitere Informationen zur Verfügung.

Mitarbeitersuche

Damit ein freier Mitarbeiter schnell gefunden wird, steht eine Mitarbeitersuche zur Verfügung. Diese Suche bietet die Möglichkeit Wiederholungstermine zu finden.

Auswertungen

Um die geplanten Werte den effektiven gegenüber zu stellen und Abweichungen vom Plan frühzeitig zu erkennen, steht die Funktion "Ist/Budget" zur Verfügung. Das Programm bietet dem Anwender dazu diverse Auswertungen und Möglichkeiten:

  • Hochrechnungen
  • Geschichte der Planung
  • Einzelne archivierte Pläne miteinander vergleichen
  • Ist- und Grobplan vergleichen oder Ist- und Detailplan vergleichen

Wahlweise kann ein Ist-/Planvergleich auf der Ebene der Mengen oder auf der Ebene der Beträge vorgenommen werden. Dies ermöglicht einerseits Mengenabweichungen aufzuzeigen und lässt andererseits die Möglichkeit offen, Preisabweichungen zu berechnen.