Integrierte Lohn/HR-Software von Abacus bewährt sich bei Mercedes-Benz Schweiz

Die Geschäftsleitung unterstützte diese Ambition und entschied, in die Digitalisierung im HR zu investieren und die bestehende Systemlandschaft im Bereich Payroll und Human Resources auf ein neues Level zu bringen. Um die Anbindung an die schweizerischen Sozialversicherungen zu vereinfachen, kam für Egger nur eine Schweizer Lösung in Frage.

Schnell kristallisierte sich die Abacus Software als Favorit des Projektteams heraus. Dieses beschränkte sich bei der Evaluation des Abacus Integrators auf Gold-Logopartner. Die Ausschreibung konnte schliesslich Bewida für sich entscheiden, für die ihre vertieften Projektkenntnisse und die Erfahrungen bei der Einführung von Abacus Lohnund HR-Lösungen sprachen. Punkten konnte die Abacus Partnerin auch mit ihrem Know-how bei der Erstellung von Konzernschnittstellen und einer gut durchgetakteten Projektorganisation.

In einem Vorprojekt wurden in mehreren Workshops die Möglichkeiten in und mit Abacus grob analysiert. In einer zweiten Phase wurde der Fokus auf die Konzeption gelegt. Der Plan war, per 1. Januar 2020 die Lohnsoftware und die HR-Tools einzuführen. Zusätzlich kam im November 2019 die Idee auf, eine Zeiterfassung einzuführen, was über das Mitarbeiterportal MyAbacus gelöst werden konnte.

Integration in die Konzernumgebung

Die Abacus Applikationen Lohnbuchhaltung, Human Resources, Zeiterfassung, Electronic Banking und E-Business hat Mercedes-Benz Schweiz auf eigenen Servern installiert. Vorgelagert ist diesen ein Web-Server, der einen Zugriff von allen Arbeitsplätzen aus auf die Abacus Applikationen und MyAbacus erlaubt. Heute arbeiten bei Mercedes-Benz Schweiz über 500 Mitarbeitende mit der Abacus Software. Die Mehrheit hat Zugang zum Employee-Self-Service für die Zeiterfassung via MyAbacus und auf typische ESS-Funktionen wie Stammdatenmutationen und Saldoabfragen.

Durch die Einbettung der Abacus Software in die Konzernumgebung von Daimler wurde es notwendig, die Software punktuell an die Bedürfnisse von Mercedes-Benz Schweiz anzupassen. Dabei erwies es sich als praktisch, dass sich die Abacus Datenbanktabellen flexibel um zusätzliche Felder erweitern lassen, wie etwa um die vom Konzern verlangte eindeutige KIM-Nummer, die jedem Mitarbeitenden weltweit zugeordnet wird. «Die Ermittlung dieser KIM-ID erfolgt nun beim Neueintritt von Mitarbeitenden über eine ausgeklügelte FormelLogik direkt in der Abacus Software. Diese wurde von Bewida in Zusammenarbeit mit der eigenen IT-Abteilung im Mitarbeiter-Erfassungsprozess implementiert», erläutert Lorenz Bührer, Head of Cross Functions bei Mercedes-Benz Schweiz.

Eine weitere Herausforderung war die Implementierung der Schnittstellen durch Bewida, die für das gute Zusammenspiel mit den Konzernlösungen benötigt wurden, wie etwa für die tagesaktuelle Übermittlung der Pers0nalstammdaten an die Stuttgarter Zentrale. Dabei kommen die Abacus Tools AbaReport und Prozess-Designer zum Einsatz. Daten gehen auch monatlich an die Pensionskasse und von dort nach erfolgter Ermittlung der aktuellen monatlichen Abzüge zurück in die Abacus Lohnsoftware. Für die Verbuchung der Lohndaten in die SAPFinanzsoftware mussten die Datensätze, die in der Abacus Lohnsoftware erstellt werden, in eine Soll- und eine Haben-Buchung gesplittet werden. Nützliche Dienste leistete dabei ebenfalls der Abacus Report Writer.

Mehr Effizienz im HR

Die Lohnverarbeitung und die Aufbereitung der Daten für die Sozialversicherungen werden neuerdings von einem externen Dienstleister auf dem System von Mercedes-Benz Schweiz durchgeführt. «Das hat sich sehr bewährt», sagt Susanne Egger. «Dabei ist die HR-Abteilung für die gesamte Vorbereitung zuständig, welche die Erfassung von Ein- und Austritten, Mutationen und die Vorerfassung von lohnrelevanten Daten beinhaltet. Auch die automatische Übernahme der im Mitarbeiterportal MyAbacus erfassten Arbeitszeiten und der Kommen-/Gehen-Zeiten aus dem Zutrittssystem Dorma/KABA des eigenen Logistikzentrums funktionierten reibungslos», erklärt Egger.

«MyAbacus wird geschätzt, weil die Mitarbeitenden nun komfortable Employee-Self-Service-Funktionen zur Verfügung haben», sagt die HRLeiterin. Diese bieten Informationen zu erfassten Arbeitszeiten, Gleitzeitsaldi oder Ferientagen. Personalstammdaten aktualisieren heute die Mitarbeitenden selber und erfassen ihre Abwesenheiten oder Ferientage auf die gleiche einfache Art. Über das Mitarbeiterportal MyAbacus lässt sich zudem ein Zwischenzeugnis bestellen. Als Teil von MyAbacus werden die elektronischen Personaldossiers digital verwaltet. Dadurch sind sie jederzeit und ortsunabhängig für autorisierte Personen zugänglich. Aus dem Vorgängersystem wurden dazu sämtliche bereits digital vorhandenen Dokumente als PDF in die Abacus Mitarbeiterdossiers migriert. Im Weiteren sind die Lohnabrechnung sowie auch der Lohnausweis über MyAbacus abrufbar.

Mit der Applikation Bewerbermanagement lassen sich offene Stellen unkompliziert auf Job-Portalen publizieren. Die Human Resources Business Partnerin Sarah Baumann ist zufrieden, dass sich damit ihr Arbeitsaufwand reduzieren liess und sie jederzeit vollständige Einsicht hat, wer welche Aufgaben im Bewerbungsprozess noch zu erledigen hat. «Dank der nahtlosen Integration des Bewerbermanagements in die Lohn/ HR-Software wird die Dateneingabe reduziert. Bei bis zu 300 Bewerbungen auf eine offene Stelle ist das eine willkommene Erleichterung», sagt sie.

Fazit

Für Susanne Egger und ihre HR-Abteilung ist der Hauptvorteil der neuen Lösung, dass eine einzige, zentrale Datenbank verwendet wird. «Damit ist die Qualität der Daten noch besser geworden», erklärt sie. Zufrieden resümiert die HR-Leiterin, dass mit der Einführung der Abacus Lohn/HRSoftware der Aufwand für die Lohnverarbeitung gesenkt werden konnte. Die HR-Prozesse liessen sich allesamt effizient gestalten und der Komfort für die Mitarbeitenden sei gestiegen. «Alles in allem war die Einführung von Abacus ein sehr erfolgreiches Projekt», beurteilt Egger. «Alle Vorgaben sind erfüllt worden und die Einbettung der Lösung in die Konzernumgebung hat trotz der grossen Komplexität gut geklappt. Auch wenn es die einen oder anderen Stolpersteine auf dem Weg gegeben habe, so wurden diese pragmatisch und mit viel Einsatz von Bewida bearbeitet», schliesst Egger zufrieden.