Service - un produit comme un autre. Pour de nombreuses entreprises, le service est devenu un produit autonome, indépendant des départements fabrication et assemblage. Face à une durée de vie toujours plus courte des produits et faisant face à une concurrence croissante, le service et l'entretien ne peuvent plus être calculés dans les coûts de fabrication, mais doivent se présenter comme un produit à part entière et être vendus comme tel. Un service après-vente parfait apporte des avantages multiples et durables à une entreprise: les prestations de service sont améliorées, les coûts et l'engagement des collaborateurs sont optimisés.

Les activités de service doivent être comprises et proposées comme des prestations de marché effectives. Grâce au service après-vente, une entreprise peut se profiler face à la concurrence et se mettre en valeur. L'époque où les prestations de service étaient considérées comme un mal nécessaire est bien révolue. Avec le Service après-vente ABACUS, de nouvelles opportunités sont offertes.

Les attentes d'un service après-vente moderne sont grandes: Les modules de gestion du matériel et du stock, de facturation, de contrôle des heures et de comptabilité doivent être intégrés dans une solution performante. La clé de la réussite dépend d'une intégration parfaite dans le système ERP.

Grâce à la gestion structurée des informations importantes pour les services et à la préparation des fonctions soutenant les procédures, le Service après-vente (SAV) ABACUS contribue au bon fonctionnement d’une gestion des services orientée vers la clientèle.

Le Service après-vente ABACUS s'adresse aux PME suisses et aux entreprises allemandes de taille moyenne qui veulent gérer un service après-vente orienté vers les besoins et les attentes des clients.

Les branches, dans lesquelles le Service après-vente ABACUS est utilisé, sont multiples:

• Informatique (hard- et software)
• Gastronomie (distributeurs automatiques d'en-cas et de café)
• Bureautique (photocopieurs et imprimantes)
• Lutte contre le feu
• Systèmes d'alarme
• Chauffage / ventilation / climatisation
• Archivage des documents
• Entretien des toitures
• Parkings
• Industrieroboter

Le Service après-vente ABACUS soutient les activités de service et contribue ainsi au bon fonctionnement d’une gestion des services orientée vers la clientèle. La solution laisse ainsi une marge de manœuvre pour créer des procédures de service individuelles, tout en restant simple à utiliser.

Le logiciel ABACUS soutient les principales opérations du service après-vente:

• Gestion des ordres d'intervention
• Gestion des contrats de service
• Gestion des objets de service

La gestion des ordres d'intervention permet de suivre avec efficacité les mesures de service prévues et imprévues. Elle inclut l'identification du client et de l'objet, le contrôle des prestations contractuelles, la diffusion des informations et la gestion des priorités. La gestion des interventions permet également de gérer la disponibilité des collaborateurs, la planification des rendez-vous, l'attribution du matériel, le contrôle du travail, les avis d'achèvement et le matériel utilisé.

La fonction principale de la gestion des contrats est la vente et la gestion des prestations de service ou des accords contractuels. Il est donc possible de créer des offres de prestations qui seront ensuite reprises dans un contrat valable. Cette fonction couvre la facturation, le renouvellement et l'adaptation des prix, la résiliation et l'archivage du contrat de service.

Toujours savoir, quoi, quand, où, quelle configuration, chez quel client, quels contrats de service, avec quelles prestations et pour quelle durée. Existe-t-il des contrats de service ouverts, quels sont les derniers événements saisis pour le client ou un objet? Toutes ces informations sont fournies rapidement et simplement dans la gestion des objets de service.

Dès la vente d'appareils, de logiciels ou de tout autre bien de consommation, les bases du service après-vente devraient être posées. L'option "Intégration vente" relie parfaitement le module de vente de la Gestion des commandes ABACUS à l'application Service après-vente.

Des informations importantes et des indicateurs pertinents dans des extraits et listes personnalisables sont une aide pour contrôler et gérer les activités de service. Grâce aux critères de sélection, les extraits s'adaptent aux différentes exigences. La multitude de données contenue dans le programme "Service après-vente" devient une source d'information précieuse.

• Gestion d’un nombre indéfini de clients de service sur la base des adresses existantes
• Répartition des clients de service par lieux postaux
• Définition de l’emplacement d’objets pour une structuration raffinée des lieux

• Nombre indéfini d’objets de service par client (appareils, immobilisations, licences, etc.)
• Liaison des objets de service avec la base des articles
• Structure variable à plusieurs niveaux des objets pour une gestion structurée des objets
• Attribution des objets de service aux lieux et emplacements d’objets
• Affichage des objets selon la structure ou selon les lieux
• Gestion des données relatives aux objets sur l’axe temporel et définition d’autres champs personnalisables
• Différentes appartenances de l'objet (gestionnaire, propriétaire, exploitant, etc.)
• Affichage des données contractuelles et de facturation relatives aux objets
• Historique détaillé des objets de service avec les ordres d'intervention exécutés, les facturations et les entrées manuelles dans l'historique

• Établissement et gestion d’offres de contrat et de contrats
• Calcul des prix en fonction de l’objet de service et des prestations sous forme de montants fixes, de prix saisis manuellement, de taux en pourcentage de la valeur de l’objet ou du prix de vente
• Conventions sur les travaux périodiques (par ex. maintenance) ou sur les prestations assurées (par ex. hotline)
• Durées contractuelles définissables librement avec au choix un renouvellement semi-automatique du contrat
• Résiliation et ajout de positions contractuelles pendant la durée du contrat
• Définition de fréquences d'intervention pour des travaux à exécuter périodiquement
• Traitements définissables librement pour la gestion des processus de contrat, depuis l’offre jusqu’à l’archivage
• Impression de documents contractuels également au moyen de Microsoft Word
• Fréquences de facturation définissables librement indépendamment de la durée contractuelle
• Diverses définitions de résiliation des contrats
• Avoirs en quantité et en montant avec gestion des soldes et imputation des produits selon la période

• Facturation de certains contrats directement depuis le programme contrat
• Facturation en série de plusieurs contrats en fonction de critères de sélection
• Facturation au prorata et note de crédit de positions contractuelles nouvelles ou résiliées

• Ouverture des clients de service, lieux et objets de service directement dans la commande
• Établissement et adaptation d’offres de contrat de service directement depuis l’offre de vente et ainsi offre commune pour les articles et les prestations de service
• Interface variable pour le report de la valeur du champ de la position de vente à l’objet de service

• Servicedesk pour le développement des ordres de dépannage avec des masques de saisie entièrement personnalisables
• Saisie rapide des ordres de dépannage avec une recherche plein texte intégrée pour l’identification des clients, des lieux, des objets de service ou des contrats selon n’importe quel terme de recherche
• Attribution des ordres d'intervention aux employés ou profils d’employés (pools)
• Gestion du traitement définissable librement avec différentes actions pour gérer l’ordre d'intervention, avec possibilités d’itération depuis la saisie jusqu’à la facturation et l’archivage
• Affichage chronologique de l’historique des objets de service pendant la saisie des ordres d'intervention
• Temps de réaction et de réparation des contrats pour la planification et la gestion
• Affichage des contrats existants et gestion automatique de la facturation en fonction de prestations contractuelles
• Information client par e-mail à l’aide de la gestion du traitement
• Confirmation des prestations fournies et du matériel utilisé directement sur l’ordre d'intervention avec, au choix, transmission à la saisie des rapports à plein temps
• Prélèvement direct du matériel depuis les stocks de service prédéfinis
• Établissement et traitement d’ordres de maintenance périodiques sur la base de contrats de maintenance existants
• Saisie mobile des données pour les techniciens de service grâce à une liaison Windows Mobile
• Calendrier des employés central pour la planification des interventions et des ordres d'intervention

• Liste de tous les contrats actifs et offres contractuelles ouvertes
• Liste de tous les contrats à exécuter comme les travaux périodiques
• Liste de tous les contrats à facturer
• Extrait sur la propagation de certains produits chez les clients de service
• Liste détaillée de tous les objets de service d’un client
• Fiche de base de l’objet de service avec des indications détaillées

• Interface WebService-XML standardisée pour l’exportation d’ordres d'intervention et de contrats et pour l’importation / exportation de clients et objets de service