Saisie efficace des factures fournisseurs et exploitation optimale des états des créanciers

Pour un travail efficace, il faut des outils de qualité. L’outil idéal est celui qu’on a bien en main et que l’on utilise volontiers. D’entretien facile, son emploi ne pose aucun problème et grâce à ses fonctions spécifiques, on peut l’utiliser dans des situations très variées.

Chez ABACUS les concepteurs de logiciels se considèrent comme des façonneurs d’outils. Outre une solide intuition et un bon sens pratique, cette démarche implique le plaisir de trouver des solutions nouvelles, inédites et optimales et des approches fondamentalement différentes, de même que la détermination à ouvrir de nouvelles voies.

Par exemple, la Comptabilité des créanciers ABACUS. Ses points forts résident dans sa forme claire et compréhensible, une conception intégrant rigoureusement tous les besoins des utilisateurs, des performances hors pair et une structure modulaire. Une solution logicielle qui permet de gagner du temps et de réduire les coûts, tout en ayant plaisir à travailler.

L’objectif de toute entreprise est de gérer et d’investir les fonds de façon optimale. Or, cela passe impérativement par un contrôle précis et efficace des factures de fournisseurs en cours. Par ailleurs, les chiffres d’affaires réalisés sont d’une importance capitale pour mener à bien les négociations avec les fournisseurs. Grâce à la Comptabilité des créanciers, toutes les informations requises sont disponibles immédiatement.

La Comptabilité des créanciers ABACUS s'adresse aux PME suisses et aux entreprises allemandes de taille moyenne qui souhaitent optimiser la gestion de leurs factures fournisseurs avec un logiciel innovatif. La Comptabilité des créanciers ABACUS, en sa qualité de logiciel standard, est utilisée comme un instrument performant dans bon nombre de branches diverses, grâce à sa flexibilité et son adaptabilité aux diverses exigences.

• Digitalisation de factures fournisseurs avec attribution automatique à la transaction comptable
• Procédure visa avec documents originaux digitaux
• Intégration dans les extraits de factures d’origine digitalisées qui peuvent être ensuite envoyées par mail sous forme PDF
• Intégration directe dans les achats et la Comptabilité financière resp. dans la Comptabilité analytique
• Libre choix du genre de document
• Libre choix du nombre de dispositions des paiements en fonction de différents critères
• Affectation ciblée des sommes dans la disposition des paiements
• Modes de virement les plus modernes (Electronic Banking, DTA, OPAE etc.)
• Gestion optimale des données de base fournisseurs grâce aux valeurs de proposition et aux fonctionnalités de copie
• Interfaces modernes permettant l’échange direct des documents et des données de base avec les systèmes installés
• Utilisation optimale des lecteurs optiques de documents
• Diverses options de présentation des postes ouverts, extraits de compte et listes d’échéances en fonction de critères les plus divers
• Propositions de comptes et de sections de frais pour une imputation en souplesse dans la Comptabilité financière et analytique
• Création de journaux conformément aux exigences de la révision
• Possibilité de gérer plus de 500'000 bases créanciers ou plus d’1 million de documents

Toutes les informations et données relatives aux fournisseurs sont centralisées et gérées par un programme unique pour la Comptabilité des créanciers. Le système d’information fournisseurs fournit à l’utilisateur des chiffres à jour et améliore la transparence des relations avec les fournisseurs.

Ce programme offre une excellente convivialité et une performance hors pair, permettant une saisie efficace des documents tels que factures ou notes de crédit. Avec ABACUS vi, la saisie des documents est entièrement automatique, sans aucun traitement manuel de la part de l’utilisateur. Il est donc possible de renoncer entièrement au format papier dans la Comptabilité des créanciers.

L'exactitude des factures doit être contrôlée par les personnes responsables. L'option "Contrôle de visas" permet d'accélérer et de simplifier le contrôle des factures. Avec des documents originaux digitalisés, il est possible d'accéder à tout instant à la procédure de visa et de renoncer totalement au traitement sur papier au sein de l'entreprise. Accepter ou refuser des documents, saisir des remarques et intégrer d'autres personnes dans le traitement devient un jeu d’enfant.

Les programmes de paiement et en particulier la disposition automatique des paiements permet une gestion efficace des virements effectués. Les délais de paiement et d’escompte sont mis à profit de façon optimale par le système. On peut gérer un nombre illimité de virements dans autant de processus que l’on souhaite.

La gestion des postes ouverts occupe une place importante. Avec la liste des postes ouverts et la liste des échéances, l'utilisateur dispose de deux précieux outils. Ces extraits permettent à l’utilisateur d’avoir un aperçu immédiat de tous les documents arrivant à échéance à un moment donné.

Les transactions financières électroniques avec les banques, la Poste ou les offices de compensation des banques (Telekurs SA) sont développées dans la Comptabilité des créanciers ABACUS grâce au module Electronic Banking.

• Base centrale d'adresses
• Gestion selon la date des propositions de compte
• 98 lieux de paiement par adresse
• 98 chemins de paiement par fournisseur
• Classification définissable librement

• Économie de temps et de coûts, grâce à la saisie automatique des factures au moyen d’un lecteur optique
• Saisie provisoire des factures soumises au visa
• Nombre illimité de positions de document avec imputation comptable
• Accès direct aux comptes COFI, sections et centres de frais
• Conditions de paiement par document
• Différence de change automatique pour les documents en monnaie étrangère
• Possibilités de correction et extourne des documents
• Journaux selon différents critères
• Imputation directe ou batch en COFI
• Imputation COFI selon les périodes autorisées
• Procédure électronique de visa à plusieurs niveaux

• Procédure visa digitale à plusieurs niveaux
• Possibilité de voir les documents d’origine lors du visa
• Avis e-mail lors de nouveaux documents à viser
• Limite visa pour un déroulement plus rapide
• Protocole de circulation pour chaque document

• Proposition automatique de paiement sur la base des délais de paiement et d’escompte, resp. en fonction de la disponibilité des liquidités de l’entreprise
• Optimisation des ordres de paiement au travers des paiements collectifs et déductions des notes de crédit
• Paiement des factures dans une monnaie au choix
• Plusieurs dispositions de paiement simultanées
• Adaptation manuelle des propositions de paiement
• Déroulement de la disposition des paiements géré par le programme
• Importation électronique possible des soldes des lieux de paiement entreprise
• Transmission électronique des paiements, Electronic Banking
• Paiement par DTA, OPAE, ordre de bonification bancaire, chèques, espèces

• Saisie manuelle de paiements individuels, collectifs, escomptes, rabais, pertes
• Correction automatique du CA lors de rabais, escomptes et pertes

• Système d'informations fournisseurs avec comparaison CA de l’exercice précédent
• Listes PO avec ou sans positions individuelles / contreparties
• Établissement de listes PO et des listes des échéances à n’importe quelle date
• Listes des échéances détaillées ou cumulées
• Intervalle au choix pour les listes des échéances
• Extraits de compte
• Layouts personnalisables
• Extraits dans Excel avec AbaVision ou Report Writer AbaView
• Décompte de TVA pour l’impôt préalable

• Interfaces XML, ASCII et services Web pour les documents et fournisseurs

• Scanner les factures fournisseurs, les classer et les archiver directement dans la Comptabilité des créanciers au moyen d’un code-barres
• Scanner les factures fournisseurs et les utiliser comme modèle de saisie pour les écritures
• Possibilité d’appeler à tout moment les factures fournisseurs archivées:
  • Procédure visa
  • Disposition des paiements
  • Extraits, par ex. listes PO
  • Masque d’écriture
• Accès direct à la facture fournisseur depuis la Comptabilité financière et la Gestion des commandes