Gestion efficace des créances et simultanément rationalisation du travail par la saisie automatique des paiements.

En ces temps de mutations constantes, une pensée et une action rapides constituent les facteurs de succès d’une entreprise novatrice. La base de décisions immédiates réside dans la possibilité de disposer d’informations parfaitement à jour. Sur ce plan, la Comptabilité des débiteurs apporte une contribution décisive. Par une intégration continue du département des ventes et de la comptabilité, la solvabilité et la manière de payer des clients sont vérifiées au moment même de l’offre ou de la facturation. La Comptabilité des débiteurs devient de ce fait un instrument de contrôle important pour le département des ventes.

Pour que tout soit clair et par conséquent sous contrôle. La comptabilité des débiteurs ABACUS est dotée d’une interface moderne qui permet l’échange direct des données avec des programmes d’autres fournisseurs destinés aux secteurs d’activités les plus divers. Les informations sont ainsi contrôlées dès leur saisie et transmises directement de la Gestion des commandes à la Comptabilité financière.

Une entreprise doit pouvoir garder à tout moment le contrôle des postes ouverts. Grâce à une comptabilité des débiteurs faisant partie intégrante du contrôle de gestion, la solvabilité d’un client peut en outre être vérifiée, déjà lors de l’établissement de l’offre ou de la saisie de la commande.

La Comptabilité des débiteurs ABACUS s'adresse aux PME suisses et aux entreprises allemandes de taille moyenne qui souhaitent optimiser la gestion de leurs impayés avec un logiciel innovatif.

La Comptabilité des débiteurs ABACUS, en sa qualité de logiciel standard, est utilisée comme un instrument performant dans bon nombre de branches diverses, grâce à sa flexibilité et son adaptabilité aux diverses exigences.

• Intégration directe à la vente et à la comptabilité financière/analytique
• Grâce à ses interfaces modernes, des pièces comptables et des paiements peuvent être échangés directement avec des systèmes extérieurs (échanges bilatéraux de fichiers)
• Trafic automatisé des paiements par BVR, LSV et Debit Direct
• Système de rappels avec des formulaires de rappel à définir librement, frais de rappel et BVR de rappel
• Gestion simple des données clients grâce à des paramètres enregistrés par défaut, des fonctions de copie, etc.
• Diverses options de présentation des postes ouverts, extraits de compte et listes d’échéances en fonction de critères les plus divers
• Avec AbaVision - l’élément de liaison entre ABACUS et Excel - les fichiers peuvent être présentés online à la direction sous diverses formes graphiques condensées offrant une vue d’ensemble parfaite.
• Libre choix des genres de document et de paiement
• Propositions de comptes et de sections pour une liaison souple avec la comptabilité financière et analytique
• Imputation en différentes monnaies
• Calcul intégré des commissions
• Calcul automatique des intérêts moratoires
• Fonction de journal conforme aux exigences des organes de contrôle
• Débiteur collectif pour des clients occasionnels
• De grandes quantités de données, par exemple 500’000 débiteurs ou plus d’un million de pièces comptables, peuvent être traitées en toute sécurité.

Les données de base contiennent toutes les informations nécessaires à la gestion et à l'imputation des valeurs relatives à ces clients.

Si les documents ne sont pas repris automatiquement dans la Comptabilité des débiteurs depuis un système extérieur, un programme qui permet la saisie manuelle est alors nécessaire.

Les postes ouverts peuvent être équilibrés automatiquement au moyen de BVR, LSV ou Debit Direct. Mais les paiements peuvent également être enregistrés manuellement de manière rationnelle par le biais de masques de saisie très clairs.

Le rappel constant des échéances compte au nombre des tâches de contrôle primordiales qui permettent d’assurer l’approvisionnement de l’entreprise en liquidités. Comme ce travail de rappel constitue également une partie très personnalisée des relations commerciales avec la clientèle, il doit pouvoir être adapté très spécifiquement aux secteurs d’activités et à la personnalité des clients.

La vue d’ensemble des postes ouverts venant à échéance est assurée, même lorsqu'ils sont très nombreux, grâce à des listes définissables librement.

Les paramètres prédéfinis permettent d'optimiser le logiciel des Débiteurs pour une utilisation quotidienne.

• Base centrale d'adresses
• Clients avec plusieurs monnaies étrangères
• Débiteur collectif pour des clients occasionnels
• Débiteur CA pour le regroupement de plusieurs clients
• Classification définissable librement
• Notes pouvant être affichées lors de la saisie des documents
• Copie des données de base

• Définition libre des genres de document
• Imputation en ligne des documents saisis dans la Comptabilité financière ABACUS
• Jusqu’à six regroupements libres
• Règlement automatique en espèces
• Correction / extourne des documents
• Possibilité de modifier à tout moment les conditions de paiement
• Notes de crédit internes
• Principe du document avec fonction drill-down

• Définition libre des genres de paiement
• Trafic automatisé des paiements par BVR, LSV et Debit Direct
• Paiements anticipés, individuels et collectifs réalisés manuellement
• Répartition des diminutions de rétribution selon la TVA, SECT /CF
• Imputation des paiements excédentaires ayant un effet ou pas sur les PO
• Correction / extourne des paiements
• Compléter ultérieurement des paiements collectifs
• Décomptabilisation automatique des PO restants

• De nombreuses procédures de rappel au choix
• De nombreux niveaux de rappel au choix
• Rappels séparés par secteurs de rappel
• Textes de rappel dans la langue de correspondance du client pour chaque étape de rappel
• Montants minimaux donnant lieu à un rappel
• Frais de rappel
• Extraits de compte, rappels individuels ou collectifs
• Blocage des rappels pour certains clients ou documents
• Adresse de rappel spéciale
• Rappel avec BVR ou IPI
• Facturation de frais de rappel

• Calcul et facturation

• Liste des échéances et des PO selon divers critères
• Extraits de compte internes / externes
• Listes des clients
• Journal des documents et des paiements
• Layouts personnalisables
• Décompte de TVA
• Extraits dans Excel avec AbaVision
• Report Writer AbaView pour des listes individuelles

• Interfaces XML, ASCII et services Web pour les clients, documents et paiements
• Reprise automatique des documents depuis la Gestion des commandes / Facturation
• Interface rétroactive avec informations clients PO

• Enregistrement de la copie digitale de la facture directement dans les archives / dossiers du document débiteur
• Possibilité d’appeler à tout moment les factures débiteurs archivées:
  • Rappel
  • Facturation des intérêts moratoires
  • Extraits, par ex. listes PO, extraits de compte
  • Masque d’écriture
• Accès direct à la facture débiteur depuis la Comptabilité financière et la Gestion des commandes