Comptabilité des débiteurs
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Comptabilité des débiteurs

Gestion efficace des créances et simultanément rationalisation du travail par la saisie automatique des paiements.

Ouverture vers de nouveaux horizons

En ces temps de mutations constantes, une pensée et une action rapides constituent les facteurs de succès d’une entreprise novatrice. La base de décisions immédiates réside dans la possibilité de disposer d’informations parfaitement à jour. Sur ce plan, la Comptabilité des débiteurs apporte une contribution décisive. Par une intégration continue du département des ventes et de la comptabilité, la solvabilité et la manière de payer des clients sont vérifiées au moment même de l’offre ou de la facturation. La Comptabilité des débiteurs devient de ce fait un instrument de contrôle important pour le département des ventes.

L’ouverture comme première exigence

Pour que tout soit clair et par conséquent sous contrôle. La comptabilité des débiteurs ABACUS est dotée d’une interface moderne qui permet l’échange direct des données avec des programmes d’autres fournisseurs destinés aux secteurs d’activités les plus divers. Les informations sont ainsi contrôlées dès leur saisie et transmises directement de la Gestion des commandes à la Comptabilité financière.

Élément du controlling

Une entreprise doit pouvoir garder à tout moment le contrôle des postes ouverts. Grâce à une comptabilité des débiteurs faisant partie intégrante du contrôle de gestion, la solvabilité d’un client peut en outre être vérifiée, déjà lors de l’établissement de l’offre ou de la saisie de la commande.

Groupe cible / Branche

La Comptabilité des débiteurs ABACUS s'adresse aux PME suisses et aux entreprises allemandes de taille moyenne qui souhaitent optimiser la gestion de leurs impayés avec un logiciel innovatif.

La Comptabilité des débiteurs ABACUS, en sa qualité de logiciel standard, est utilisée comme un instrument performant dans bon nombre de branches diverses, grâce à sa flexibilité et son adaptabilité aux diverses exigences.

Avantages clients

Highlights

  • Intégration directe à la vente et à la comptabilité financière/analytique
  • Grâce à ses interfaces modernes, des pièces comptables et des paiements peuvent être échangés directement avec des systèmes extérieurs (échanges bilatéraux de fichiers)
  • Trafic automatisé des paiements par BVR, LSV et Debit Direct
  • Système de rappels avec des formulaires de rappel à définir librement, frais de rappel et BVR de rappel
  • Gestion simple des données clients grâce à des paramètres enregistrés par défaut, des fonctions de copie, etc.
  • Diverses options de présentation des postes ouverts, extraits de compte et listes d’échéances en fonction de critères les plus divers
  • Avec AbaVision - l’élément de liaison entre ABACUS et Excel - les fichiers peuvent être présentés online à la direction sous diverses formes graphiques condensées offrant une vue d’ensemble parfaite.
  • Libre choix des genres de document et de paiement
  • Propositions de comptes et de sections pour une liaison souple avec la comptabilité financière et analytique
  • Imputation en différentes monnaies
  • Calcul intégré des commissions
  • Calcul automatique des intérêts moratoires
  • Fonction de journal conforme aux exigences des organes de contrôle
  • Débiteur collectif pour des clients occasionnels
  • De grandes quantités de données, par exemple 500’000 débiteurs ou plus d’un million de pièces comptables, peuvent être traitées en toute sécurité.

Base des clients

Les données de base contiennent toutes les informations nécessaires à la gestion et à l'imputation des valeurs relatives à ces clients.

Saisie des documents

Si les documents ne sont pas repris automatiquement dans la Comptabilité des débiteurs depuis un système extérieur, un programme qui permet la saisie manuelle est alors nécessaire.

Paiements

Les postes ouverts peuvent être équilibrés automatiquement au moyen de BVR, LSV ou Debit Direct. Mais les paiements peuvent également être enregistrés manuellement de manière rationnelle par le biais de masques de saisie très clairs.

Gestion des rappels

Le rappel constant des échéances compte au nombre des tâches de contrôle primordiales qui permettent d’assurer l’approvisionnement de l’entreprise en liquidités. Comme ce travail de rappel constitue également une partie très personnalisée des relations commerciales avec la clientèle, il doit pouvoir être adapté très spécifiquement aux secteurs d’activités et à la personnalité des clients.

Extraits

La vue d’ensemble des postes ouverts venant à échéance est assurée, même lorsqu'ils sont très nombreux, grâce à des listes définissables librement.

Définitions

Les paramètres prédéfinis permettent d'optimiser le logiciel des Débiteurs pour une utilisation quotidienne.

Fonctions

Données de base des débiteurs

  • Base centrale d'adresses
  • Clients avec plusieurs monnaies étrangères
  • Débiteur collectif pour des clients occasionnels
  • Débiteur CA pour le regroupement de plusieurs clients
  • Classification définissable librement
  • Notes pouvant être affichées lors de la saisie des documents
  • Copie des données de base

Documents

  • Définition libre des genres de document
  • Imputation en ligne des documents saisis dans la Comptabilité financière ABACUS
  • Jusqu’à six regroupements libres
  • Règlement automatique en espèces
  • Correction / extourne des documents
  • Possibilité de modifier à tout moment les conditions de paiement
  • Notes de crédit internes
  • Principe du document avec fonction drill-down

Paiements

  • Définition libre des genres de paiement
  • Trafic automatisé des paiements par BVR, LSV et Debit Direct
  • Paiements anticipés, individuels et collectifs réalisés manuellement
  • Répartition des diminutions de rétribution selon la TVA, SECT /CF
  • Imputation des paiements excédentaires ayant un effet ou pas sur les PO
  • Correction / extourne des paiements
  • Compléter ultérieurement des paiements collectifs
  • Décomptabilisation automatique des PO restants

Rappels

  • De nombreuses procédures de rappel au choix
  • De nombreux niveaux de rappel au choix
  • Rappels séparés par secteurs de rappel
  • Textes de rappel dans la langue de correspondance du client pour chaque étape de rappel
  • Montants minimaux donnant lieu à un rappel
  • Frais de rappel
  • Extraits de compte, rappels individuels ou collectifs
  • Blocage des rappels pour certains clients ou documents
  • Adresse de rappel spéciale
  • Rappel avec BVR ou IPI
  • Facturation de frais de rappel

Intérêts moratoires

  • Calcul et facturation

Extraits

  • Liste des échéances et des PO selon divers critères
  • Extraits de compte internes / externes
  • Listes des clients
  • Journal des documents et des paiements
  • Layouts personnalisables
  • Décompte de TVA
  • Extraits dans Excel avec AbaVision
  • Report Writer AbaView pour des listes individuelles

Interfaces

  • Interfaces XML, ASCII et services Web pour les clients, documents et paiements
  • Reprise automatique des documents depuis la Gestion des commandes / Facturation
  • Interface rétroactive avec informations clients PO

Processus digitaux dans la Gestion des débiteurs

  • Enregistrement de la copie digitale de la facture directement dans les archives / dossiers du document débiteur
  • Possibilité d’appeler à tout moment les factures débiteurs archivées:
    • Rappel
    • Facturation des intérêts moratoires
    • Extraits, par ex. listes PO, extraits de compte
    • Masque d’écriture
  • Accès direct à la facture débiteur depuis la Comptabilité financière et la Gestion des commandes

Options

Mandants

Deux mandants peuvent être gérés avec la version de base de la Comptabilité des débiteurs. Cette option permet la tenue d'un maximum de 999'999 comptabilités débiteurs.

Ouverture d'une nouvelle comptabilité débiteurs

Grâce à la simplicité du programme d’ouverture, chaque utilisateur peut définir facilement un nouveau mandant. Lors de l’ouverture, les données de base d’un mandant existant peuvent être reprises. Par exemple, il n’est pas nécessaire de saisir une nouvelle fois le code TVA. Vous pouvez aussi installer d'autres applications pour le mandant à ouvrir.

Passage d’un mandant à l’autre

Le passage d'un mandant à un autre depuis le menu principal de la Comptabilité des débiteurs est simple et rapide. Grâce à un droit d'accès protégé par mot de passe, vous pouvez directement démarrer la liste de choix des mandants, dans laquelle le tri peut se faire dans l'ordre alphabétique ou numérique.

Entreprise

L'entreprise est un élément de structure qui permet de représenter plusieurs entreprises dans un mandant. Une entreprise peut donc gérer ses propres données de base débiteurs. Elle peut également gérer les données de base d'un autre mandant ou être définie seulement comme élément de structure, sans ses données de base. Les écritures ne sont pas gérées dans l'entreprise mais dans la division qui lui est attribuée. Plusieurs divisions peuvent être attribuées à une entreprise. Des extraits sont donc possibles via une division ou une entreprise.

Divisions

L’option "Divisions" permet de reproduire des structures organisationnelles complexes car elle permet de subdiviser un mandant. Cette structure se prête en particulier aux organisations avec filiales. Plusieurs entreprises peuvent être gérées dans le même mandant en tant que divisions. Le niveau "Division" est défini comme une entité autonome avec bilan. Les divisions sont internes et externes:

  • Divisions internes
    Les divisions internes représentent des entités autonomes donnant lieu à des bilans et comptes de résultat séparés (filiales, exploitations secondaires)

Chaque division interne peut présenter des mouvements avec un nombre illimité de divisions externes et internes. Ces échanges internes au groupe sont représentés sous forme d’une liste détaillée, qui sert de base à la consolidation au niveau supérieur direct du groupe.

  • Divisions externes
    Les divisions externes sont des entreprises pour lesquelles la comptabilité n’est pas tenue dans les mandants. Elles appartiennent cependant à la structure d’organisation (groupe), pour qui le mouvement Intercompany doit être identifié.

Avantages de l'option

  • Gestion centralisée des adresses pour les différentes comptabilités
  • Bases centrales des débiteurs et créanciers
  • Plan comptable et plan des sections de frais communs

Imputation avec les divisions

Dans un jeu d'écritures, la même division doit toujours être utilisée pour le débit et le crédit. Ainsi la cohérence des extraits est garantie au niveau du bilan et du compte de résultat.

 

Les plans comptables et plans des sections de frais sont gérés de façon centralisée. Une division peut toutefois être attribuée de manière fixe à un compte ou une section / centre de frais, ainsi, seule une division spécifique peut être imputée.

Extraits

Tous les extraits peuvent être établis pour chaque division ou pour le mandant.

Imputation inter-divisions

La fonction permet à l'utilisateur d'imputer directement une autre division dans toutes les applications. L'imputation s'effectue alors dans la division d'origine et dans la division cible. Le système effectue automatiquement la répartition selon les règles d'imputation indiquées.

Monnaies étrangères

L’option "Monnaies étrangères" est nécessaire pour saisir des documents dans une autre monnaie que la monnaie de base. Elle permet d’ouvrir et de gérer les mêmes clients dans différentes monnaies. Une proposition pour l'imputation comptable des débiteurs peut être indiquée par monnaie dans les données de base de l’entreprise. Des extraits clairement présentés fournissent à tout moment des informations sur les avoirs contractés dans les diverses monnaies.

Table centrale des monnaies étrangères

Plus de 170 monnaies étrangères sont indiquées dans la table centrale des monnaies étrangères selon ISO 4217. Un compte gain de change et un compte perte de change sont attribués à chaque monnaie pour la compensation de change automatique.

Table des cours

La table des cours contient les cours d’imputation et d'évaluation en fonction de la date pour toutes les monnaies actives. Si le système gère plusieurs mandants, la table des cours peut être définie pour chacun d’eux ou de manière centralisée pour tous. En plus des cours globaux d’imputation et d'évaluation, il est également possible de définir des cours spécifiques aux domaines des actifs, des passifs, du compte de résultat, des débiteurs et des créanciers.

Gains et pertes de change

La Comptabilité des débiteurs fait la distinction entre les gains/pertes de change réalisés ou non.

  • Gains/pertes de change non réalisés
    Les postes ouverts dans une monnaie étrangère peuvent être évalués à un jour de référence en fonction d'un cours défini. Les écritures de compensation de change sont attribuées à des comptes de résultats spéciaux pour l'imputation de gains et pertes de change non réalisés.
  • Gains/pertes de change réalisés
    Dès que le poste ouvert en monnaie étrangère est compensé, les gains ou pertes de change non réalisés sont automatiquement décomptabilisés et les gains ou pertes de change réalisés sont imputés.

Cours selon la date

Les cours sont inscrits sur un axe temporel dans la table des cours. Des cours d'imputation et d'évaluation sont proposés lors de la saisie des données de mouvement. Les cours de change des monnaies étrangères peuvent être importés quotidiennement à l'aide d'une interface. AbaNotify permet d'automatiser cette importation.

Compensation de change au niveau du document

La compensation de change est effectuée automatiquement sur les comptes de compensation de change définis pour chaque fournisseur.

Extraits

L'édition des données en monnaie étrangère ou monnaie de base est possible pour tous les extraits.

Interfaces

Les interfaces AbaConnect permettent d'importer les données de base des clients, documents, paiements et certaines données de base dans la Comptabilité des débiteurs. Les enregistrements peuvent également être modifiés.

Les fonctions suivantes sont disponibles:

  • Interface fichier au format XML
  • Interface WebService via HTTP/SOAP (Simple Object Access Protocol)

Mode de fonctionnement

Une définition d'interface sera préparée avec un mappage standard pour les différents genres de données. Les champs de la base de données pouvant être importés et exportés sont définis dans le mappage, ainsi que les actions autorisées (importation et/ou exportation). Les mappages peuvent être copiés et adaptés aux besoins des clients. L'échange des données s'effectue au format XML.

Interface fichier

L'interface fichier se prête à l'échange simple de données car elle est très facile à utiliser. Cette interface exporte et importe les fichiers XML dont la structure doit correspondre à un des mappages existants.

WebService

L'interface WebService peut être utilisée pour la connexion professionnelle de systèmes externes ou périphériques en vue d'échanger des données. Les interfaces d'AbaConnect peuvent ainsi être utilisées directement avec les protocoles HTTP et SOAP. Cette technologie permet à une application tierce d'utiliser les interfaces AbaConnect sans qu'une programmation soit nécessaire.

Trafic électronique des paiements

Cette option permet d'imputer automatiquement les paiements selon les variantes suivantes:

  • Recouvrement direct des banques suisses et allemandes
  • Debit Direct de Postfinance (DD)

LSV et Debit Direct

Lorsqu'une facture peut être encaissée par recouvrement direct LSV ou Debit Direct, elle est saisie avec un chemin de paiement qui indique sur quel compte bancaire ou postal il faut effectuer le prélèvement. Pour déclencher ces prélèvements automatiques, on génère un ordre de recouvrement avec lequel les paiements sont automatiquement décomptabilisés et transmis à la banque.

 

Pour les ordres de recouvrement en Suisse, les établissements financiers indiquent les paiements qui peuvent être encaissés et ceux qui ne peuvent pas l'être. Un traitement manuel n'est donc pas nécessaire.

 

De telles informations ne sont pas communiquées en Allemagne, c'est pourquoi la Comptabilité des débiteurs ABACUS propose et traite les paiements de manière autonome. Si une créance ne peut pas être encaissée, le paiement peut être à tout moment extourné.

Décaissement

L'option "Décaissement" permet de virer simplement, rapidement et en ligne des avoirs clients sous la forme de notes de crédit ou remboursements.

 

Différents genres de paiement sont supportés:

  • Virements bancaires
  • Virements postaux
  • Paiements directs
  • Paiements par chèque bancaire ou postal (BPR)

Processus de décaissement

Les chemins de paiement possibles sont définis par client. Les notes de crédit ou remboursements de paiements anticipés ou paiements doubles sont ensuite regroupés dans un traitement de décaissement avec échéance.

 

L'utilisateur peut composer et contrôler ces traitements individuellement.

 

Avec l'intégration de l'Electronic Banking, les paiements peuvent être directement transmis à l'établissement financier. Outre les variantes de décaissement courantes, l'impression des chèques est également supportée. Les décaissements peuvent être imprimés à l'aide de chèques BPR et versés aux clients.

 

Le client peut être informé des décaissements à l'aide d'un avis personnalisable, par voie postale ou e-mail.

Commission

Les commissions peuvent être calculées automatiquement et payées.

Groupe des représentants

Le groupe de représentants permet d'attribuer globalement le taux de commission selon la matrice de commissions. On peut ainsi fixer un taux pour l'ensemble d'un groupe au lieu de devoir le fixer séparément pour chaque représentant.

Groupes d’articles

Les groupes d’articles sont des données communes à tous les programmes. Lorsque la gestion des commandes est utilisée, il est possible d’attribuer les groupes d’articles à chaque article. Dans la Gestion des commandes, le calcul de la commission se fait au niveau de l’article. Sans la GECO, le calcul se fait uniquement au niveau du groupe d’article.

Représentant

Le représentant est la base pour la répartition des commissions déterminées pour une ou plusieurs (max.10) personnes bénéficiaires. Un représentant peut être rattaché à un groupe d’articles. Un représentant se compose d'un bénéficiaire ou d'un groupe de bénéficiaires de commissions. Dans ce cas, le bénéficiaire de la commission n’est pas visible lors de la saisie. Cela permet ainsi d’assurer la confidentialité.

Paiement

La commission se présente sous la forme d’une liste. La monnaie de la commission et la monnaie du paiement peuvent être définies indépendamment de la monnaie du document.

Rythme de décompte

La périodicité pour le calcul des commissions peut être définie librement.

Attribution d'un montant saisi

Pour la saisie de documents, le montant de la commission peut être indiqué comme suit:

  • Aucune saisie manuelle du montant
    Le montant de la commission, qui est calculé automatiquement, ne peut pas être modifié.
  • Saisie manuelle du montant
    Le montant de la commission, qui est calculé automatiquement, peut être modifié.
  • Montant minimal
    Si le montant de la commission, qui est calculé automatiquement, est inférieur au montant minimal, ce dernier est alors proposé.
  • Montant maximal
    Si le montant de la commission, qui est calculé automatiquement, est supérieur au montant maximal, ce dernier est alors proposé.
  • Montant fixe
    Au montant de la commission calculé automatiquement s’ajoute un montant fixe.

Méthode de calcul

Le calcul des commissions peut être effectuée selon la méthode des prestations convenues (lors de l’émission de la facture) ou selon la méthode de prestations reçues (paiement).

Genre d'imputation Comptabilité financière

Les variantes suivantes sont disponibles:

  1. Aucune imputation
  2. Imputation nette: Le montant du document est réduit aux commissions dues.
  3. Imputation brute avec imputation comptable fixe des comptes et sections de frais: La commission est toujours imputée comme un montant négatif sur un compte et des sections fixes, ceci indépendamment de l'imputation comptable du document.
  4. Imputation brute avec correction de la partie crédit: La commission sera imputée en tant que montant négatif sur un compte fixe. La section de frais du document comptable sera utilisée.
  5. Imputation brute avec correction sur la partie crédit: La commission sera imputée en tant que montant négatif. La combinaison compte/sections de frais est identique à celle utilisée dans l'imputation comptable du document.
  6. Imputation brute avec correction sur la partie débit: La commission sera imputée avec un montant positif sur un compte et des sections fixes, ceci indépendamment de l'imputation comptable du document.

Risque ducroire

Les diminutions de rétribution (escomptes, rabais ou pertes) peuvent être supportées par l’entreprise ou par le bénéficiaire de la commission (uniquement avec la méthode des prestations convenues).

Définition clé

Le calcul de la commission peut s’effectuer au niveau du groupe de clients/client, du groupe d'articles/article, du groupe de prestations/prestation ou du groupe de représentants/représentant.

Intérêts moratoires

Cette option permet de calculer un intérêt moratoire par document. Les éléments suivants sont déterminants pour la bonification des intérêts de documents:

  • Pour chaque document réglé, un intérêt moratoire est calculé en fonction des conditions de paiement et des paiements enregistrés.
  • En option, il est également possible de tenir compte des notes de crédit ou des factures comportant un montant négatif.
  • L’intérêt moratoire à prendre en compte peut être défini pour chaque monnaie dans une table des intérêts.
  • L’intérêt moratoire calculé peut être sélectionné manuellement pour chaque document.

Calcul de l’intérêt moratoire

La différence entre la date d’échéance du document et l’entrée du paiement donne le nombre de jours de retard. L’intérêt moratoire est calculé en fonction de la date de paiement, sur la base des postes ouverts. Les conditions de paiement partiel et les changements de taux d’intérêt sont intégralement pris en compte.

 

Lors de la création du traitement de l’intérêt moratoire, les paramètres suivants peuvent être définis:

  • Prise en compte des jours de carence
  • Prise en compte des notes de crédit
  • Prise en compte des montants négatifs des documents
  • Autoriser les intérêts négatifs

La prise en compte des jours de carence signifie que les jours effectifs de retard sont réduits aux jours de carence. Un intérêt négatif peut être calculé pour les documents qui ont été payés avant la date d’échéance. Le taux d’intérêt est le même que celui pour les documents payés après la date d’échéance.

 

Il est possible de gérer des intérêts débiteurs et créditeurs en fonction de la date dans la table des intérêts.

Taux des intérêts moratoires

Il est possible de définir le taux des intérêts moratoires à la date d’échéance et par monnaie.

Documents avec intérêts moratoires

À partir des intérêts moratoires calculés, des factures individuelles peuvent être créées avec bulletin de versement. Pour chaque document, il est possible de définir si une facturation des intérêts doit être effectuée. Les documents avec intérêts apparaissent dans tous les extraits et peuvent faire l'objet d'un rappel.

Gestion étendue des rappels

Les fonctions suivantes peuvent être utilisées avec l'option "Gestion étendue des rappels":

Rappels avec BVR

Les rappels collectifs sont créés selon différents aspects spécifiques aux mandants. Ils peuvent être envoyés avec un BVR aux clients.

Textes de rappel

Les textes de rappel sont saisis par l'utilisateur par niveau. Ils peuvent être traduits dans différentes langues.

Secteurs de rappel

Une structure complexe de filiale peut être définie uniquement pour la procédure de rappel dans les mandants grâce aux secteurs de rappel. Le secteur de rappel peut correspondre, par exemple, à une catégorie, une voie de distribution ou une organisation de vente. Le contrôle des rappels est alors effectué séparément, par secteur de rappel. Les secteurs de rappel peuvent être pris en compte dans tous les extraits.

Formulaires de rappel

Les formulaires peuvent être adaptés aux besoins individuels. Il n'y a pratiquement aucune restriction au niveau de la présentation.

Plusieurs procédures de rappel

Plusieurs procédures de rappel sont nécessaires si différents niveaux de rappel, montants minimaux donnant lieu à un rappel, frais de rappel, textes de rappel ou formulaires de rappel doivent être utilisés. Différents formulaires de rappel avec plusieurs secteurs de rappel ou l'affichage de diverses informations selon les divisions peuvent être nécessaires.

Frais de rappel

Des frais de rappel individuels peuvent être définis pour chaque niveau de rappel. Ces frais peuvent être présentés sur la prochaine facture, dans la mesure où ils ne sont pas payés avec le rappel. La perception de frais ouverts fait également partie de la gestion des rappels.

Genres de document et de paiement étendus

Dans la version de base de la Comptabilité des débiteurs ABACUS, un genre de document peut être saisi par type de document comptable (facture, note de crédit, report, etc.). Si vous désirez disposer de plusieurs genres de documents par type, il vous faut installer l’option "Genre de document et de paiement étendus".

Constitution d’un document comptable

Un document est composé d'une en-tête et d'au moins une position. Les informations valables pour l'ensemble du document apparaissent dans l'en-tête (par ex. date du document, monnaie, numéro du document, etc.). Les indications relatives à l'imputation dans la Comptabilité financière (par ex. compte, section de frais, code TVA, montant, etc.) se trouvent au niveau de la position. Jusqu'à 9'999 positions peuvent être saisies par document.

Champs obligatoires d’un document

Des champs de saisie peuvent être définis comme obligatoires. Les trois niveaux de proposition suivants déterminent la saisie qui doit être proposée ou contrôlée:

  • Client
  • Entreprise
  • Genre document

Combinées aux définitions "Saisie obligatoire" ou "Aucune saisie", ce qui signifie que la valeur de champ proposée ne peut pas être remplacée manuellement, ces propositions permettent un contrôle individuel de chaque genre de document.

Responsable

Une autre fonction de l'option "Genres de document et de paiement étendus" concernent la gestion des responsables. Un responsable est saisi par document pour que la création des extraits et les procédures de rappel puissent être automatisées par employé.

SCREENSHOTS

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