Les factures clients et fournisseurs, les confirmations de commande, les bons de commande, la correspondance et de nombreux autres documents mobilisent des armoires entières et des salles d’archives complètes. De plus, les documents sont stockés en plusieurs endroits et la moindre recherche exige beaucoup de temps. ABACUS Archivage est un outil global en amont des applications, permettant le stockage et la gestion sous forme digitale de tous les extraits ABACUS et les documents originaux. Cet outil permet, par exemple, de stocker au même endroit tous les documents et tous les renseignements liés à une relation client ou fournisseur sous forme de données numériques. ABACUS garantit un archivage électronique intégral et exhaustif des extraits, documents et justificatifs. Il est également possible d’importer des documents issus de programmes tiers, tels que MS Office dans les archives ABACUS.

Grâce à l’indexation automatique plein texte des documents archivés, la recherche de documents ou d’écritures comptables à l’aide de n’importe quel mot-clé est un jeu d’enfant. Toutes les archives peuvent être consultées et gérées confortablement à partir du poste de travail, ce qui permet un support actif des processus d’entreprises et une augmentation considérable de la flexibilité. L’accès aux données est clairement défini et se paramètre de façon personnalisée par le biais de l’administration des utilisateurs ABACUS.

L’affectation directe des documents originaux numérisés aux transactions ou aux écritures correspondantes offre une transparence optimale des données et des informations. Il suffit de cliquer sur une opération pour afficher immédiatement le document original associé. On dispose ainsi d’un outil systématique de consultation des pièces justificatives.

Les extraits sauvegardés au format PDF peuvent être dotés d’une signature électronique garantissant l’authenticité et l’inaltérabilité des données. ABACUS supporte la SuisseID.

Une imprimante permet d’imprimer une étiquette à code-barres pour tous les documents papier dans les programmes de saisie respectifs. L’étiquette contient les informations relatives au document ainsi que le dossier ou l’archive correspondant. Ces informations permettent de numériser le document par scanner et de l’enregistrer directement dans le dossier ou l’archive correspondant grâce au programme AbaScan: une procédure rapide et efficace. Lors de la numérisation, le texte du document est indexé plein texte, afin de faciliter ultérieurement une recherche rapide du document.

ABACUS Archivage ne sert pas uniquement à sauvegarder les documents établis avec les programmes ABACUS. Il permet également d’archiver des fichiers de données issus de programmes tiers (par exemple Word ou divers formats image). ABACUS Archivage est ainsi un outil d’archivage global qui permet d’avoir " chaque chose à sa place ". Grâce à un plugin Office, un bouton "Archive / Dossier" est disponible sans Word et Excel. Il permet d’enregistrer d’un simple clic un document directement dans le dossier ou l’archive souhaité. Les e-mails peuvent être automatiquement ou individuellement classés dans un dossier ou une archive. Le PDF-Printer d'ABACUS permet de placer des documents, provenant de divers programmes tiers, dans l'archivage ABACUS.

Possibilité de retrouver très rapidement des pièces et documents enregistrés dans les dossiers ou les archives parmi des milliers d’autres données, grâce au moteur de recherche AbaPilot et à une fonction performante de recherche plein texte. Il suffit d’entrer un terme de recherche sous forme de chiffre, de mot ou de partie de mot.

Il est possible de remonter la trace des données ABACUS jusqu’à la source (zoom avant). Par exemple, un double clic sur la ligne d’un journal ou d’un relevé de compte ouvre automatiquement la fenêtre de saisie du document. On peut ainsi vérifier facilement les chiffres insolites et corriger les erreurs éventuelles à la source. Lorsque le document associé a été scanné avec AbaScan, il suffit d’un clic pour y accéder.

Archivage / Scan ABACUS s'adresse aux PME suisses et aux entreprises allemandes de taille moyenne qui souhaitent optimiser la gestion de leurs documents avec un logiciel innovatif.

Archivage / Scan ABACUS est utilisé comme un instrument performant dans bon nombre de secteurs divers, grâce à sa flexibilité et son adaptabilité.

• Classement des documents dans des dossiers centraux (spécifiques aux mandants), dossiers d'application ou archives (spécifique à l'année, ne pouvant être supprimées)
• Scanner des documents externes (par ex. factures de fournisseurs, bons de livraison) et classement automatique par étiquette à code-barres dans le dossier ou jeu d'écritures correspondant (via inboxes)
• Stockage automatique par paramétrage préalable de copies du document (par exemple factures, mise en demeure, rapports) dans le dossier d’archives souhaité
• Accès au programme protégé par la gestion des utilisateurs ABACUS et des mots de passe supplémentaires. Recherche plein texte en respectant les droits d'accès
• Drag & Drop des fichiers dans les archives et dossiers avec présentation dans un aperçu ou dans le programme original.
• Assistant de transposition et de comparaison pour la création de médias archivés avec fonctions de recherche
• Signature électronique de documents dans le classement (par ex. SuisseID) selon les exigences légales

• Gain d’espace grâce à la suppression des archives physiques
• Absence de manipulations fastidieuses pour l’archivage et les recherches
• Organisation et classement systématique des données: "chaque chose à sa place"
• Numérisation des documents originaux, par exemple des factures fournisseurs et imputation directe via les inboxes
• Visualisation à l’écran des documents scannés
• Interface "Archives / Dossier" sous Word / Excel pour archiver directement et simplement les documents traités
• Classement automatisé des e-mails dans les dossiers et archives
• Sauvegarde automatique des documents ABACUS, bilans, justificatifs, etc. dans les archives par paramétrage préalable
• Recherche facile et rapide par mot-clés à l’aide de l’indexation plein texte des données et du moteur de recherche AbaPilot
• Gain de temps grâce à l’accès aux données en ligne
• Support optimal des tâches et meilleure communication
• Protection par des droits d'accès des documents classés
• Signature électronique sur les extraits et les documents originaux au format PDF pour garantir leur authenticité

• Scanner rapidement des documents tels que factures, confirmations etc. grâce à des étiquettes à code-barres ou dans le dialogue avec inbox intégrée
• Les documents scannés sont automatiquement attribués aux affaires importantes
• Recherche simple des documents originaux
• La signature électronique assure qu'aucune modification n'est possible après le traitement
• Vastes possibilités de contrôle pendant le traitement de documents ainsi que classement conséquent au format PDF conforme aux exigences légales

• Enregistrement automatique de documents créés par ABACUS comme factures, rappels, bilans, rapports etc. dans l’archive et/ou dossier souhaité
• Sauvegarde automatique d’une copie, par ex. du décompte de salaire, dans le dossier de l’employé concerné
• Drag & Drop de documents dans l'archive ABACUS souhaitée depuis Windows-Explorer
• Enregistrement de documents directement depuis les programmes de Microsoft-Office (Plug-In Office)
• Déplacement contrôlé du contenu de dossiers dans des archives en fonction de l'année
• Les documents archivés ne peuvent plus être effacés et sont enregistrés sans pouvoir être modifiés, selon les exigences légales

• Assurent l'authenticité et l'intégrité des documents et extraits créés dans le logiciel ABACUS
• Signature électronique digitale (processus Public Key) selon les exigences légales

• Recherche au moyen de mots-clés grâce à l'indexation plein texte des données et documents dans les archives et dossiers
• Aperçu et accès aux documents originaux enregistrés réglés par la Gestion des utilisateurs ABACUS

• Double-clic sur une écriture dans les extraits du logiciel des finances pour affichage tout de suite le document d’origine correspondant

• Les données classées, les extraits et tous les documents des dossiers et archives peuvent être transposées sur un CD ou DVD
• Recherche d’informations sur le CD/DVD grâce à l’indexation plein texte des données, également possible sans installation du logiciel ABACUS