Philipp Merkofer, responsable des emplois protégés et des hébergements de la fondation Kartause à Ittingen, nous explique comment le logiciel Abacus est utilisé dans différents domaines.
Philipp Merkofer, quels sont les chances et les défis proposés par la digitalisation pour la Kartause Ittingen ?
PM : Les processus sont optimisés, accélérés et simplifiés grâce à la digitalisation. De plus, nous obtenons des données importantes pour les extraits, le marketing et le processus de budgétisation. Le plus grand défi reste le facteur humain : toutes les personnes ne gèrent pas les développements numériques de la même manière. Certaines ont peu d'atomes crochus avec l'informatique, d'autres au contraire sont dans leur élément. Cela fait partie du travail de direction d'accompagner les collaboratrices et collaborateurs et de les aider à garder le cap.
Dans quels domaines la digitalisation vous apporte-t-elle plus de liberté et réduit votre charge de travail ?
PM : MyAbacus par exemple me soulage beaucoup par son indépendance du lieu. Je peux ainsi viser les factures créanciers ou répondre aux e-mails lors de mes déplacements. AbaCare a également simplifié beaucoup de choses : auparavant, la facturation en fin de mois prenait environ une journée, aujourd'hui, environ 1.5h me suffit.
Quels autres avantages vous apporte le logiciel de gestion Abacus au quotidien ?
PM : AbaCare, notamment la facturation, facilite énormément mon quotidien ! Le workflow pour la Comptabilité des créanciers me procure une plus-value : en effet je n'ai presque plus besoin de boîte aux lettres. Toutes les factures sont déjà imputées et je n'ai plus qu'à contrôler et valider. Notre découverte la plus récente a été le Service après-vente. Nous nous en servons principalement pour les opérations d'exploitation et d'entretien.
Comment vous servez-vous exactement du Service après-vente d'Abacus ?
PM : Nous utilisons le Service après-vente pour les travaux internes d'artisanat, les ordres de réparation et pour les commandes.
Les exploitations internes nous communiquent les ordres de réparation dans le Service après-vente. Nous rapportons nos activités à l'aide de cet outil et nous facturons sur cette base. Le logiciel nous facilite énormément ces facturations internes.
Comment les ordres de réparations étaient-ils effectués avant Abacus ?
PM : Avant Abacus, nous travaillions avec les "éternels pense-bêtes" : nos artisans s'organisaient avec des notes écrites à la main, des rapports manuscrits et les envoyaient par e-mail ou par SMS. Nous ne voulons en aucun cas revenir à cette méthode de travail.
Quelles sont les réactions de vos collaborateurs ? Aiment-ils travailler avec Abacus ?
PM : Je reçois beaucoup de retours positifs. MyAbacus, notamment, est très apprécié. Les presque 200 collaborateurs ont tous un accès, et ils se procurent ainsi les décomptes de salaire mensuels, le certificat de salaire annuel, des informations sur les entrées et sorties, et bien plus encore.
Quels sont vos futurs projets ?
PM : Un projet important est en cours avec notre partenaire Axept. Nous souhaitons utiliser le Service après-vente pour une planification préventive de l'entretien. La technique du bâtiment, les véhicules et autres matériels informatiques sont saisis dans le logiciel, en prenant compte des cycles de maintenance, et des ordres d'intervention sont automatiquement créés en fonction de ces données.
