La commune de Davos est considérée sur le marché communal comme une pionnière de la digitalisation et utilise dans plus en plus de domaines le logiciel de gestion Abacus. Martin Raich, responsable de lʼadministration des finances, et Heinz Kühne, responsable informatique, nous présentent des cas dʼutilisation passionnants et la recette de leur succès en matière de digitalisation.
Depuis 2009, lʼadministration communale de Davos a observé une augmentation de 50% du nombre de factures fournisseurs, alors que ses effectifs nʼont pas évolué et que les exigences en matière de qualité des données se sont accrues. Dans ce contexte, une utilisation intelligente des ressources et le recours à des outils numériques ont été indispensables. Martin Raich, responsable de lʼadministration des finances, se réjouit des améliorations continues du logiciel Abacus: «Dʼannée en année, de nouvelles fonctions sont ajoutées aux programmes Abacus, ce qui facilite notre travail quotidien», explique-t-il. Lʼimputation automatique des mouvements de compte dans lʼElectronic Banking ou le traitement automatisé des factures dans la Comptabilité des créanciers grâce à lʼintelligence artificielle ne sont que quelques exemples de lʼefficacité des processus. De plus, le plan financier dʼAbacus a totalement éliminé la saisie des données dans Excel et les risques de doublons, ce qui représente un énorme gain de temps pour la commune de Davos. «Nous ne souhaitons plus jamais revenir à lʼancienne méthode», déclare Martin Raich.
Ces dernières années, non seulement le volume de travail a augmenté, mais aussi les exigences liées aux mesures de contrôle interne. Sans le soutien numérique et les outils du logiciel de gestion Abacus, cette charge de travail nʼaurait plus été gérable pour la commune de Davos. Le contrôle des visas, une mesure de contrôle numérique importante dans le programme de Comptabilité des créanciers Abacus, sʼest notamment révélé nécessaire.
Lʼutilisation des logiciels Abacus a en outre permis à la commune de Davos de lutter contre la pénurie de personnel qualifié. Les solutions Abacus étant très répandues dans lʼéconomie privée, les candidats potentiels qui ont acquis des connaissances Abacus en dehors de notre secteur dʼactivité peuvent prétendre à des postes en gestion financière. Sans compter que cela permet dʼéconomiser un temps dʼapprentissage précieux.
Des services à toute heure et en tout lieu grâce à la digitalisation
En matière de digitalisation, la commune de Davos fait figure de pionnière sur le marché communal. Les habitants sont au cœur des projets de digitalisation. «Grâce à des processus intelligents, nous souhaitons simplifier nos services et les proposer à tout moment et partout», explique Heinz Kühne, responsable informatique. «Cʼest déjà le cas pour les demandes de permis de construire. Le processus, de la saisie à la réponse donnée à la personne de contact en passant par le traitement, est entièrement numérique et peut être effectué 24 heures sur 24». Le gain dʼefficacité est un autre aspect central des efforts en matière de digitalisation. La commune de Davos sʼefforce de couvrir les processus et les traitements de A à Z grâce aux programmes Abacus. Elle travaille avec la solution intégrée dʼAbacus et dʼinnosolv, le logiciel pour les villes, communes et cantons suisses. Le partenariat de longue date entre Abacus et innosolv a donné naissance à une interface complète qui optimise les processus administratifs de base. Les habitants peuvent entre autres consulter à tout moment leurs factures et lʼétat de leurs paiements sur un portail client. Celui-ci regroupe en arrière-plan les informations dʼAbacus et dʼinnosolv.
Abacus permet également dʼimplémenter dʼautres outils utilisés par lʼadministration communale. À Davos, une interface sur mesure a permis dʼaméliorer considérablement les processus de lʼexploitation forestière et dʼéviter les doublons. Les temps de travail sont gérés dans un système périphérique et sont ensuite intégrés de manière automatisée dans Abacus par le biais de lʼinterface. Les données des fournisseurs sont, quant à elles, transférées de la Comptabilité des créanciers Abacus vers le système périphérique.
Passion et soft skills, des éléments importants pour des projets réussis
En tant quʼemployeur, il est également essentiel pour la commune de Davos dʼêtre à la pointe de la digitalisation. Cela permet de garder les collaborateurs, dʼattirer de nouveaux talents et dʼaugmenter la satisfaction. Des personnes motivées occupant différents postes, qui contribuent au développement de la digitalisation et sʼimpliquent activement, sont une condition préalable à la réussite des projets. «La mise en œuvre des projets de digitalisation exige beaucoup de passion et de soft skills de la part des responsables, car les tâches quotidiennes sont toujours prioritaires. La transformation digitale est menée en parallèle aux activités opérationnelles. Ceci requiert beaucoup de ressources mais également du plaisir dans la gestion de ces projets, ainsi quʼune culture de lʼinnovation au sein de lʼentreprise. Les collaborateurs doivent être impliqués très tôt dans le processus, afin que tous les détails pertinents puissent être pris en compte dès le début, si possible», explique Martin Raich. Les ressources financières ne doivent pas non plus être sous-estimées. Dans le cas de la commune de Davos, ces investissements et projets sont approuvés par lʼexécutif, ce qui suppose un soutien politique.
«Un processus de digitalisation peut uniquement être couronné de succès si le logiciel utilisé est au top et quʼil est constamment développé», affirme Heinz Kühne. Martin Raich ajoute quʼun partenaire de distribution engagé et compétent ainsi quʼun éditeur de logiciels innovant qui fait progresser le produit sont tout aussi importants: «Dans ces conditions, nous nous impliquons volontiers dans la transition numérique et attendons avec impatience le prochain projet».
