Plus d'échange direct et moins de papier

Le contrôle, le classement et l'imputation des pièces justificatives sont parmi les tâches importantes, mais parfois fastidieuses, d'une fiduciaire. D'autant plus que ces justificatifs lui sont en général remis par tous les moyens possibles, y compris la boîte à chaussures remplie de papier. Cela dit, même les documents électroniques nécessitent une approche standardisée et un classement bien structuré, afin que les gains d'efficacité attendus deviennent une réalité.

C'est avec cette idée en tête que DeepCloud, une filiale d'Abacus, s'est lancée dans le développement de DeepBox : un système de classement intelligent qui reconnaît automatiquement les documents tels que les factures fournisseurs et clients ainsi que tous les justificatifs relatifs à la comptabilité financière, y compris les informations qu'ils contiennent. DeepBox les classe ensuite de manière structurée et les met à disposition des utilisateurs. Et pour une imputation tout aussi automatique, DeepBox communique avec des systèmes comme l'ERP Abacus ou 21.AbaNinja. Si un mandant souhaite également confier la gestion des paiements à une fiduciaire, celle-ci peut relier les documents DeepBox à la transaction bancaire via Abacus Electronic Banking puis les imputer dans la Comptabilité financière. DeepBox permet ainsi une mise en réseau numérique simple entre la fiduciaire et ses clients. Les mandants soumettent tout simplement leurs documents soit par l'application client DeepBox, soit par l'application DeepBox avec fonction de scannage ou alors par un navigateur web. Cela se fait en toute sécurité avec un cryptage de bout en bout et une conservation des données conforme à la loi suisse. À l'aide de l'intelligence artificielle, DeepBox analyse les documents, reconnaît toutes les données importantes telles que le type de document, la date de la facture, les adresses et les différents postes et peut par exemple séparer correctement les différents documents d'un PDF contenant plusieurs factures - le tout de manière entièrement automatisée et avec une grande précision, cela va de soi.

Le reste de la procédure peut être organisé de manière flexible en fonction des besoins du client de la fiduciaire. La fiduciaire pourra par exemple imputer les documents et envoyer aux clients une liste des postes ouverts ou encore leur fournir un extrait de compte complet avec les documents intégrés, le tout à la fréquence souhaitée. Cela non pas de manière compliquée par e-mail, mais directement et en toute sécurité via la DeepBox créée individuellement pour chaque client.

DeepBox: une valeur ajoutée

• Gain d'efficacité grâce au traitement automatisé des documents
• Le canal de communication peu sûr qu'est l'e-mail devient superflu
• Échange de documents entre les fiduciaires, les clients des fiduciaires, les conseillers bancaires, etc.
• Échange en temps réel : plus de proximité avec le client, mise à jour permanente des informations
• En option avec l'extension DeepSign pour une signature conforme à la loi