Integrierte Archivierung

In der ABACUS Dossier- oder Archivverwaltung können alle Dokumentenarten abgespeichert werden. Dazu zählen in ABACUS erzeugte Dokumente wie Rechnungen und Lohnabrechnungen genauso wie von Lieferanten oder Kunden erhaltene Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen und Unterlagen aus beliebigen abzubildenden Geschäftsprozessen. Dabei findet eine direkte Zuordnung von Dokumenten zur entsprechenden Transaktion statt, wie etwa eine Lieferantenrechnung zur Kreditorenbuchung.

Durch die unveränderbare Hinterlegung von Dokumenten in jahresabhängige Archive wird eine revisionssichere und mehrwertsteuerkonforme Ablage erstellt. Das erlaubt auf die Führung von papiergebundenen Archiven vollständig zu verzichten. Dazu kommt noch, dass Archive mit signierten Dokumenten auf eine CD/DVD gespeichert werden können.

Originalbeleg-Scanning

Mit dem Modul AbaScan wird die Archivierungssoftware mit externen Scannern verbunden, so dass gescannte Originalbelege wie etwa Lieferantenrechnungen automatisch in den entsprechenden Applikationen wie beispielsweise der Kreditorenbuchhaltung weiterverarbeitet werden können. Gleichzeitig mit der Speicherung zur entsprechenden Buchung erfolgt auch eine OCRTexterkennung des gescannten Dokuments. Das dient der Volltextindexierung zur späteren schnellen, komfortablen Suche.

Durch das Führen einer digitalen Signatur und eines Zeitstempels auf den gescannten Dokumenten wird die Revisionstauglichkeit und Mehrwertsteuerkonformität erreicht.